公司组织文化、风格和结构会对项目实施产生影响。组织的项目管理成熟度及其项目管理系统也会影响项目。与外部企业合资或合伙的项目,会受到不止一家企业的影响。
公司组织对项目管理的影响主要体现在两个方面:
1、组织文化与风格
文化与风格可能对项目实现目标的能力产生强烈影响。文化与风格通常被称为“文化规范”。这里的“规范”包括一些共同的认识。例如,如何完成工作、哪些工作方式是可接受的,以及谁能有力推动工作的完成。
大多数组织都形成了自己独特的文化,其表现形式包括(但不限于):
共同的愿景、价值观、行为规范、信念和期望;
政策、方法和程序;
对职权的看法;
工作伦理和工作时间。
组织文化是一种事业环境因素。因此,项目经理应该了解可能对项目造成影响的不同的组织风格和文化。例如,在某些情况下,位于组织结构图顶层的那个人其实并不掌握实权。项目经理必须了解谁才是组织真正的决策者,并通过与其合作来争取项目成功。
2、组织结构
组织结构也是一种事业环境因素,它可能影响资源的可用性,并影响项目的管理模式。组织结构的类型包括职能型、项目型以及位于这两者之间的各种矩阵型结构。
典型的职能型组织是一种层级结构,每名雇员都有一位明确的上级。人员按专业分组,例如,最高层可分为生产、营销、工程和会计。各专业还可进一步分成职能部门,例如,将工程专业进一步分为机械工程和电力工程。在职能型组织中,各个部门相互独立地开展各自的项目工作。
矩阵型组织兼具职能型组织和项目型组织的特征。弱矩阵型组织保留了职能型组织的大部分特征,其项目经理的角色更像是协调员或联络员,而非真正的项目经理。强矩阵型组织则具有项目型组织的许多特征,拥有掌握较大职权的全职项目经理和全职的项目行政人员。平衡矩阵型组织虽然承认全职项目经理的必要性,但并未授权其全权管理项目和项目资金。
在项目型组织中,团队成员通常集中办公,组织的大部分资源都用于项目工作,项目经理拥有很大的自主性和职权。项目型组织中也有被称为“部门”的组织单元,但这些部门或者直接向项目经理报告,或者为各个项目提供支持服务。
很多组织都会在不同层次用到上述所有结构,即复合型组织。例如,即使那些典型的职能型组织,也有可能建立专门的项目团队,来实施重要的项目。该团队可能具备项目型组织中项目团队的许多特征。它可能拥有来自各职能部门的全职人员,可以制定自己的办事流程,甚至可以不按标准或正式的汇报结构运作。
对于企业来说,合适、高效的组织架构能够最大限度地释放企业的能量,使组织更好发挥协同效应。在项目管理中,主要有职能型、矩阵型、项目型、简约型、虚拟型、混合型等组织结构,其中,职能型、矩阵型和项目型是比较常用的三种组织架构。
职能型组织
在企业内部,通常都会有按职能划分的部门,如市场部、研发部、产品部等。将某个项目放到现有的某个职能部门内部去做,这就是项目管理中的职能型组织结构。
职能型组织结构中的项目经理由职能经理兼职,不会另外成立专门的项目部,一般适用于小型、单一且专一的项目,员工可以兼顾项目工作和职能工作。
项目型组织
在项目型组织中,除了PMO(项目管理办公室)外,没有其他的职能部门。整个组织都实行项目化管理,根据需求设众多的临时项目部,一般适用于大型的跨专业项目。
矩阵型组织
矩阵型组织既能按职能划分出一些永久的部门,又能根据需求组建临时的项目部(从永久的职能部门中抽调人员),是职能型组织和项目型组织的结合,是目前最常用的一种组织结构,
矩阵型组织中的项目成员一般需要接受项目经理和职能经理的共同领导。