照我国公司法的有关规定,利润分配应按下列顺序进行:
第一步,计算可供分配的利润。将本年净利润(或亏损)与年初未分配利润(或亏损)合并,计算出可供分配的利润。如果可供分配的利润为负数(即亏损),则不能进行后续分配;如果可供分配的利润为正数(即本年累计盈利),则进行后续分配。
第二步,计提法定盈余公积金。按抵减年初累计亏损后的本年净利润计提法定盈余公积金。提取盈余公积金的基数,不是可供分配的利润,也不一定是本年的税后利润。只有不存在年初累计亏损时,才能按本年税后利润计算应提取数。这种"补亏"是按账面数字进行的,与所得税法的亏损后转无关,关键在于不能用资本发放股利,也不能在没有累计盈余的情况下提取盈余公积金。
第三步,计提公益金。即按上述步骤以同样的基数计提公益金。
第四步,计提任意盈余公积金。
第五步,向股东(投资者)支付股利(分配利润)。
公司股东大会或董事会违反上述利润分配顺序,在抵补亏损和提取法定盈余公积金、公益金之前向股东分配利润的,必须将违反规定发放的利润退还公司。
利润分配表中的有关数字,主要来源于“利润分配”科目所属各个明细科目的本年度发生额。所以在编制利润分配表时,应对“利润分配”科目所属各个明细科目的发生额进行分析,然后据此编制利润分配表。 由于利润分配表以利润表最后一个数字“净利润”开始,“未分配利润”终止。而该“未分配利润”数额应与资产负债表所有者权益项目中的未分配利润数额相一致,反映报表与报表之间的勾稽关系,把利润表与资产负债表联系起来。 在编制利润分配表时,企业如因以收购本企业股票方式减少注册资本而相应减少的未分配利润,可在报表中的“年初未分配利润”项目下增设“减:减少注册资本减少的未分配利润”项目反映;国有工业企业按规定补充流动资本,可在本表“利润归还投资”项目下增设“补充流动资本”项目反映;企业按规定,以利润归还借款,单项留用利润等,可在“补充流动资本”项目下单列项目反映。