回答你这个问题有难度,因为我不知道你们公司的具体情况。
但是不管具体情况如何,正常的公司都应该有一套财务报销管理制度。
如果你是这个制度的制定者,但需要老板拍板,就详细制定一套方案,什么岗位的人报销交通费住宿费额度是多少,等等。
差旅管理方案,如果你是管理层或者会计,你认为怎么合理就怎么制定,要权衡考虑老板和员工的利益,拿出三套差旅管理方案。老板做决策的时候牵扯到哪些头头就叫那些人一起去开个会,在会议上把他们认为不合理的地方提出来,然后老板提出问题,协商解决之后确定好最终方案。前台或者行政参与会议,并写会议纪要,把确定的方案发给全体与会者。
方案制定出来是怎么样的不要紧,但是一定要老板、高管和基层员工等坐在一起开会最终商讨确定。所以如果牵扯的事情太复杂,想办法让牵扯到的人坐下来协商、实在没这个条件,至少要发邮件并抄送所有牵扯到的人,让他们在邮件中提出自己的看法,并且确定最终方案。方案中的具体规则和违反惩罚措施也必须得到老板、高管和基层员工的认可。这样一来,之后就算有问题有他们协商出得方案详细文字记录和所有人的确认,他们也会心服口服。
你要控制成本,是为你老板考虑,所以集体协商的事情必须尽量说服他。
建议找一家专业的来管理公司的差旅问题,现在的大部分企业客户,都是统一用固定的公司账户来买购买机票的 一般都是行政的去预订的。 行程报给行政 然后会有专业的对接人员去预订 帮助公司员工提升差旅效率 达到降本提效.
制度健全的管理制度,明确的列出执行标准,如有人违反条例,及时作出考核。如果个人费用超出,自己承担,公司只按标准执行。比如出差住宿费用公司只报120元以内,公司出差正常情况下不能报销的票为(飞机票、软卧票等),有了完善的制度,慢慢控制就OK了。
在企业的管理中,差旅费是最为复杂,不容易去落地执行的。一般的企业在出差申请-审批-报销的环节会有系统进行管理,但是在出差预订这一块都是通过线下预订,或者让当地的代理人公司进行差旅预订,这样预订的环节就完全没有达到管控的效果,线下的预订就对产生的票据会无法保证合规性,销售在报销的时候对于贴票的过程也会觉得非常繁琐,财务在核对的时候工作量也很大。现在有专门的差旅管理公司,对于管理、资源这一块也是非常专业的,企业需要把出差申请-审批-预订-报销-差旅分析形成一个闭环的管理,报销的时候可以直接关联出差申请单,直接带出预订的产品所产生的各项费用。财务只需要通过进行比对就可以了。
专业的事情交给专业的公司来做吧。