OUTLOOK文档一般有两种，一种是邮件收到时直接存放在本地PST文档（文件扩展名是.PST），OUTLOOK2007版 单个PST最大是20个G，OUTLOOK2013版单个PST最大是50个G，快达到这个限制时邮箱操作就巨慢。
另一种是EXCHANGE OST （文件扩展名是.OST）文档，空间大小会受邮件服务器管理人员的限制,单文件也是有限制的。
自动存档的功能就是定时对邮箱时的邮件进行清理，把之前的邮件（时间可以自已设定）转存到本地的archive PST文档里，这样邮箱文件就不会达到20G或50G的这个封顶，而导致邮件无法正常接收。
FOXMAIL也是有这个功能，在工具菜单-邮件存档里可以设置。
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