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员工档案管理制度
1．目 的
规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。
2．适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3．定 义
无
4．职 责
4.1公司综合管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
5．程 序
5.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》，签订《保密协议》。
5.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。
5.3 档案资料收录：员工在职期间，人力资源部门应及时将员工的动态三资变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，含以下内容：
5.3.1 《培训记录》
5.3.2 转正或晋级手续
5.3.3 《劳动合同》
5.3.4 《月度考评记录》
5.3.5 《年度考评记录》
5.3.6 《奖惩记录》
5.3.7 调动、借用手续
5.3.8 任命文件
5.3.9 离厂手续
5.3.10 其他个人表现记录、个人业绩记录
5.4 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，要求档案管理人员需及时将更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：
5.4.1 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起七个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；
5.4.2 组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；
5.4.3 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。
5.5 人事档案调阅：
5.5.1 调阅职工的人事档案需填写《档案调阅申请表》并经有效批准。
5.5.2 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管批准。
5.5.3 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源部门主管审核，并报主管领导批准。
5.5.4 部门主管级别的人事档案，副总经理和总经理有权调阅。
5.5.5 调阅档案原则上在人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出人事部门，需人力资源部门主管批准。
5.5.6 所有调阅档案，均需登记备案。
5.6 人事档案归属
5.6.1 继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；
5.6.2 离厂员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁；
5.6.3 大专以上学历毕业生的人事档案要求尽量转入本单位，并送当地人才交流中心代保管。
6．相关文件
6.1 《员工保密管理制度》
6.2 《保密协议》
7．使用表单
7.1《档案调(借)阅申请表》
档案调（借）阅申请表
申请部门 申请人
申请调阅时间 预计归还时间
被调阅
人详情
调（借）阅理由：
部门主管签字：
综合管理部意见
公司领导
意见 (部门副经理及以上干部才需此栏意见)
档案管理员签字

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