文秘如何做好自己的工作

2025-02-23 16:50:48

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回答1：

　　做好文秘工作需要耐心，细心，要想的周到。我整理了文秘如何做好自己的工作，欢迎欣赏与借鉴。

　　 一、超前预测

　　“善战者胜于未战。”超前预测是立足于过去和当前，通过对已知情况的定性定量分析，判断未来状态的一种思维过程。要求在没有问题的时候就想到问题的出现，没有危险的时候就想到危险的降临，矛盾未显现的时候就想到矛盾的激化，也就是《周易》中所说的“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘乱”。超前预测要遵循军事谋略学中的“最大预期原则”和“最小阻力原则”。前者即战略目标的科学定位，后者即选择一条最容易走向目标的路线。虽然不可能人人都成为谋略家，但是人人都应该不断提高超前思维的能力，使自己的意见和建议具有预见性。

　　作为领导身边工作人员，要通过把握趋势，深刻剖析，预测当前展开的重大工作的多种结果，及时提出有前瞻性、创造性的建议，协助领导驾驭全局。特别是在执行重大任务前夕以及阶段性总结部署工作时，更要把握时机、超前预测，与领导的思考同频共振，争取工作步步主动。

　　 二、随机提醒

　　要紧贴领导需求，及时准备、快速反应，随时随地向领导提出意见建议。尤其要注意以下时机：

　　(1)上级、领导和机关新决策、新任务、新指示刚下达时；

　　(2)本级和机关研究制定重大决策部署时；

　　(3)执行急难险重任务或任务突发变化时；

　　(4)领导之间在问题处理上有些不同看法需要统一认识时；

　　(5)领导在个别具体决策或工作中出现意外疏漏时；

　　(6)本单位或兄弟单位发生重大事故、案件和严重问题时。

　　此时，要根据工作的阶段特点和事物的发展变化，善于发现和迅速抓住出主意的切入点、着力点和关键点，想领导所想、急领导所急、补领导所需，这样才能成为领导强有力的左膀右臂。

　　 三、咨询建议

　　对专业性较强、领导正在考虑的问题，要善于借助“外脑”，通过咨询该领域的专家、到相关成功单位调研请教等方式，及时向领导提供专业性、背景性、参考性建议，帮助领导进一步坚定决心或再次论证决策。还可以通过适当宣传在领导心目中具有权威力量的上级重要指示、有关规定和理论思想，协助领导纠正在某一点上不够正确的意见。

　　在提出咨询建议时，要注重站在领导的角度考虑问题。著名的《谏逐客疏》中，李斯作为一个被放逐的对象，并没有强调逐客令对异国人才的打击，也没有强调异国人才对秦国的奉献，而从秦国利益出发，注重强调如果驱逐了异国人才，秦国将蒙受什么损失，同时秦国的敌国将得到什么好处。秦王志在统一天下，或许并不关注国内得失，但很在意敌国力量的消长。李斯的.谏书正说到了秦王的痛处，秦王即使再讨厌国外人士，也不再反驳了。

　　 四、提供资料

　　在酝酿、论证重大决策，布置实施重大任务之前，应将领导关心或应了解的相关资料与信息，尽可能地收集完整，加以分类，必要时做摘记、标记，适时提供给领导阅看，使领导能以较少的时间获得更多的重要信息和启示，及时作出正确决断。对领导不够准确的意见可不直接或正面提出不同看法，而是提供翔实的相关真实情况，让领导自行纠正不够正确的意见。还可以通过介绍兄弟单位的先进经验或发生问题的教训，进一步协助领导打开思路。

　　需要注意的是，向领导反映情况、提供数据、提出建议，都直接关系到领导的决策，责任重大，必须做到认真、严密、慎重，尤其要认真核实清楚，不能听风就是雨，将未经核实的资料、信息向领导报告。要理解基层的难处，多送炭、多补台，不吹毛求疵，不火上浇油，不落井下石。特别是涉及对单位和个人的评价时，一定要出于公心，实事求是，既不夸大，也不缩小，决不能以个人好恶妄加评论，更不能抱着个人恩怨信口谗言。

　　 五、比较优选

　　比较优选法是确定事物之间共同点和差异点的方法，是一种通过把性质、特点相同相近的事物或性质特点不同甚至相反的事物放在一起加以比较，从而证明论点并择优选择的方法。世界上即使很相似的事物之间也存在着差异。差异往往反映着事物的特征和现象的本质。善于抓住不同的事物，善于抓住同一事物不同阶段的变化，比较它们之间的异同，寻找造成差异的原因，常常会有所发现。

　　俄国著名教育学家乌申斯基曾说:“比较是一切理解和思维的基础，我们正是通过比较来了解世界的一切。但比较要在同等条件下，不能以偏概全。”

　　陈云同志是比较优选法的大师。用他自己的话讲，“交换、比较、反复”是辩证法，是达到“不唯上、不唯书、只唯实”的基本途径。他认为，“所有正确的分析，都是进行比较的。这是‘试金石’的方法。通过比较，可以弄清楚事物的本质”，决策时“必须作出几个比较方案，择优选用”。因此，陈云同志无论作什么决策，一般都拿出至少两个以上的方案进行比较，以便从广泛的角度寻求最佳方案。1953年统购统销的决策，就是先提出可供选择的8种方案，然后经过反复比较后得出的。

　　在比较的基础上，还可以通过通盘谋划、优长比对，明确所出主意的上策、中策、下策排列，供领导权衡决策。在战争年代，叶剑英对身边的参谋人员要求非常高、非常严。参谋人员接到一个战情报告后，不能简单地拿原始状态的东西来给他汇报。他要求参谋人员动脑子分析它的可靠性、重要性，提出应该怎么处置，而且要求对重要和复杂的问题提对策，必须有上中下三策。这是逼着参谋多动脑子，加深对战场战况的分析判断，去粗取精，去伪存真；运用谋略，结合战况，分析各种对策利弊长短。不但参谋人员自身得到锻炼提高，也使领导得到多种方案以便优选，增强了决策的科学性。

　　 六、漫谈聊天

　　出主意必须让领导知悉和认可，但让领导知悉认可并不局限于在办公室和会议桌，可以不分时间、地点、场合，在领导空闲、环境氛围适宜时，以漫谈聊天的形式，有意识地和领导交流某种思想认识，介绍相关情况，辅助领导了解民意、掌握实情、把握舆论、正确决策。

　　需要注意：聊天说地有准头，事事有根有据；

　　介绍情况有分寸，防止以偏概全；

　　漫谈人事有原则，不说他人闲话；

　　谏言献策有韬略，随意笑侃皆有理。

　　实践证明，漫谈聊天，润物细无声，“进谏”成功率很高。《战国策》记载的《触龙说赵太后》，是漫谈聊天进谏成功的经典故事。当时赵国遭秦国急攻，求齐国救援，齐国提出“必以长安君为质，兵乃出”。执政的赵太后爱子心切，断然不肯，说“有复言令长安君为质者，老妇必唾其面”。赵国危在旦夕了。老臣触龙去见满脸怒气的赵太后。他先拉健康、饮食等家常，嘘寒问暖，平息了赵太后怒气。然后以自己为小儿子求宫廷卫士之职、疼爱儿子的行为，让赵太后视他为理解她的知音，并引导她开始思考“父母之爱子，则为之计深远”这个大问题。最后切入正题，引经据典地聊天，说古论今，讲述一些君王子孙为什么长辈亡故后不能继承大位，原因就在于“位尊而无功，奉厚而无劳，而挟重器多也”，使赵太后恍然大悟，终于同意让爱子长安君到齐国做人质，以换兵救国、为国立功。

　　 七、补充完善

　　对已执行的方案、展开的部署，如发现有局部缺陷，或因多种因素变化产生了新的问题，要勇于向领导直言，提出修改和完善的意见。一要注重大事，二要出于公心，三要讲究方法。所提问题必须经过深思熟虑，有充分根据。

　　在方式方法上，与他人不同或与领导有异的主意，应尽可能私下向领导阐述，在公众场合要维护领导的形象和威信，切忌不注意场合“放炮”。

　　 八、巧妙“包装”

　　向领导进言，一般情况下应先讲与领导认识和决心一致的看法或意向，然后再提出不同看法和分歧意见。其中，赞同的话要适度，不要庸俗地迎合吹捧；提异议的根据一定要核实准确，语气符合自己身份。具体地说：

　　一要注意搞好语言“包装”。同样一个建议，用不同的语言向领导提出，会出现不同的效果，特别是与领导的想法不一致甚至相反的意见，更要把握好说话的分寸。措辞要尽量温和一些，不要太激烈；语气要尽量委婉一些，不要太生硬。

　　二要注意点到为止。作为领导，思维一般是比较敏锐的，领会问题是比较快、比较深的。因此，向领导“进谏”时，要尽量做到简明扼要，不要啰啰唆唆没完没了，生怕领导领会不了。

　　三要注意必要的迂回进言。相传乾隆皇帝下江南到苏州狮子林游玩，玩得很开心。游罢假山，当地官员请他题字，他一时得意忘形，写了“真有趣”三个字。恰好旁边站着接驾的新科状元黄熙，他觉得这三个字太俗，有失皇上体面，但又不好直说，只得巧妙婉转地奏道：“望乞圣上将这个‘有’字赐予小臣。”此言一出，乾隆皇帝复阅此三字，方知话中有话，恍悟个中之理，于是顺水推舟，改为“真趣”。“真趣”与“真有趣”，一雅一俗可谓天差地别。当然，现在的领导不是封建皇帝，向领导“进谏”用不着那样拐弯抹角，但“进谏”的方式方法还是要讲究一些，最佳的办法是使忠言不逆耳，真话不难听，以尽快达成共识，利于事业、利于工作。

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