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技术、流程和人通常被认为是ERP系统实施的关键因素,随着ERP产品、BPR方法不断完善与发展,可以通过重组业务流程和二次开发软件确保技术与流程的合理匹配,而对于人为因素却始终难以找到一个有效解决途径。企业信息系统的实施从20世纪70年代的企业自己建设,到后来聘请专业开发与集成商进行开发,再到咨询顾问和监理公司的参与,不同角色之间的关系如图1.3所示。依据ERP实施中的不同角色,可以将他们分为企业内部的管理者与员工、企业外部的实施伙伴(包括软件系统开发与集成商、项目实施咨询顾问、监理公司等)。
图1.3 ERP系统实施中的不同角色
作为“一把手工程”的ERP项目,不仅需要企业高层管理人员的支持,其自始至终地参与也是项目实施成功的关键所在,参与程度又取决于管理者对系统的了解程度和投资动机;系统成功的一个主要标志就是员工的广泛接受,而员工对新系统的抵制行为不仅体现在系统的操作运行上,还表现在ERP系统开发过程中员工与开发人员的配合上。另一方面,ERP实施成功的关键不仅在于带来新流程、新理念的开发者和咨询者的自身水平,还在于他们对项目的投入精力、风险态度,以及三方之间的友好合作关系。
1.2.3.1 企业投资ERP的动机
企业信息化建设需要高层领导的支持,只有高层管理者的亲自参与,才能对ERP系统实施过程中所遇到的风险、组织结构调整、业务流程变革、资金及人员保证提供坚实的基础。企业投资ERP系统的动机,不仅决定了信息系统目标的规划,还会对实施过程中遇到问题的解决方法、系统实施成功评价的标准有着重大影响。尽管西方学者将企业实施ERP的动机归为Y2K问题、资源整合、支持决策、敏捷制造、竞争需要等[42]。但我国企业实施ERP系统的热潮处于21世纪初,已不可能是千年虫的问题;而资源整合、敏捷制造、支持决策都是企业应对市场竞争、快速反应、全球经济一体化的需求[43],可以将其归为企业维持竞争优势或跟随竞争的动机。综合我国企业信息化实施现状,其驱动因素主要存在于以下几个方面:
(1)获得投资收益。追求商业利益是企业投资任何项目的基本动力,然而由于ERP系统所带来的商业利益有一定时滞时,且主要体现在无法直接采用货币衡量的无形价值方面,以及实施过程中的一些原因,使得其效益测评一直不尽如人意,以至出现信息系统实施悖论的说法。但对于ERP系统实施后给企业所带来的效益也是有目共睹的,比如库存下降、生产率提高、改善供应链等[44]。
(2)竞争战略。通过信息化来提升企业竞争力,已经被认为是企业实施ERP系统的主要因素。不同的企业实施信息化的目的也不尽相同,位于领先地位的企业利用ERP系统,可以保持其持续的竞争优势,而对于大多数企业来说实施信息化则是为保持竞争地位[45],也就是说不落伍于竞争企业。
(3)政府导向。为了提升国内企业在世界上的竞争地位,我国政府部门积极倡导企业信息化的实施。然而也有些部门却是为了“形象”,强行要求企业实施信息化,或者一些国有企业为了自身的“面子”、“业绩”而实施ERP系统[46]。这样的实施动机就有可能从“主动”演变成“应付”,这还有可能表现在企业对上级部门的应付上,或者体现在企业实施人员对管理层的应付上。
1.2.3.2 实施人员的努力程度
在ERP系统实施过程中,系统开发商依据企业的需求设计、开发相应系统,咨询顾问的介入不仅成为企业提供获取信息技术与管理知识的途径,还能够帮助系统开发商全面诊断企业需求、分析业务流程、进行人员培训等,国内外许多学者都把三者的友好合作看做是影响ERP实施成功的关键因素。但ERP系统是一个涉及技术、组织、管理等多方面的信息系统,其实施效果无法采用客观量化标准来测评,且受外部环境变化因素的影响明显,而企业又普遍缺乏相应信息支持和信息处理能力,加之市场上的开发商、咨询公司水平参差不齐,使得实施企业与开发商之间的委托-代理关系中不可避免地存在着逆向选择风险和道德风险。
(1)逆向选择风险。逆向选择风险是指代理人签约前隐藏自己的类型(信息),委托人不知道代理的类型,委托-代理合同只好建立在委托人对代理人的平均期望值上。我国5000余家软件企业中50人以下的占绝大多数,而通过CMM3级以上的仅有几家,难免存在一些公司为赢得标书而压低价格、夸大业绩,却在实际开发中以各种手段欺骗用户;CCW发布的《2004中国管理软件服务标准化和产业化发展战略研究报告》中指出,国内只有23.3%的管理软件提供商通过ISO9000认证,而且绝大多数只是总部通过而分(子)公司没有通过,其中74.2%的管理软件提供商并没有对服务人员进行资质认定。
(2)道德风险。道德风险是指委托人观察不到代理人执行合约的行为,只能观察到合约执行的结果,而这一结果是由代理人的行为和同样无法观察到的自然状态共同决定的,比如代理人把简化功能模块、忽视信息安全、模拟管理现状、雇佣新手开发等造成的低收益(或项目失败)归咎于不利的自然状态,使得开发商与咨询机构的工作成为一种“良心”买卖。为减少信息系统开发过程中的道德风险,我国信息产业部于2002年颁布了《信息系统工程监理暂行规定》。
1.2.3.3 企业员工的认可
不论是D&M 对于信息系统的评价,还是Markus关于ERP系统实施的三阶段测评,以及Shang的商业利益分析框架,用户的满意、接收程度都是一种主要衡量指标,这是因为系统开发的最终目的是让员工使用系统,并利用新系统提供的功能、流程、方法来提升工作效率。叶宏莫教授认为影响ERP成功的主要因素便是人,因为系统再完美也不会自动执行,只有靠人善用系统管理才能成功[47]。然而,新系统的实施必然伴随着企业文化、人们思维模式和行为习惯的变革,这些变化直接作用在企业的每一个员工身上,引起员工工作方式和工作环境发生变化,员工会采取某种行为去适应这种改变或者去抵制这种改变[48]\]。
(1)员工接受系统的行为。研究用户使用或不使用某个系统原因的主要理论是Davis所提出的TAM(Technology Acceptance Model)模型,即用户主观的有用性和主观认为的难易程度可以通过影响用户态度和行为倾向预测系统的使用情况[49]。为增强企业员工对ERP系统有用与易用性的认知,一些学者在调查基础上提出了一系列的影响因素,比如Amoako-Gyampah等人[50]指出影响企业员工认知的主要因素在于实施过程中的培训与交流,Kanungo等人[51]认为提供用户认知的有效方法为用户参与实施过程,Calisir等人[52]则认为系统的界面、用户向导等直接影响着用户的使用情况。
(2)系统与员工任务的匹配性。影响员工使用ERP系统的原因除其自身因素外,还包括任务的内容、特点,即任务技术的匹配性。在系统实施过程中往往会改变组织的任务、工作流程,根据信息系统的特点和企业战略目标重新设定组织的任务,如果员工对任务的理解与任务本身特性相一致,那么匹配结果就会促进员工采用系统完成任务,若两者的偏差较大,则会使员工对系统产生一定的抵制行为。
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