如何做好新形势下的企业档案管理工作

2025-02-15 15:46:30

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回答1：

1．加强宣传力度，增强企业档案意识。要使企业档案工作进入良性的发展，符合企业发展的需要。首先，要从宣传入手，档案行政管理部门要采取有效措施，通过报纸、电视等媒体，加大对《档案法》和档案工作重要性的宣传力度。使企业能够了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。其次，通过座谈、走访等形式深入企业，了解情况，征求意见，直面宣传，促进企业领导对档案工作的再认识，真正关心和支持档案工作，增强企业的档案意识。
2．加强行政干预，推动企业档案工作的开展。要想使档案工作真正在企业推展开，必须将行政干预和依法治档紧密结合起来。一方面，行政管理部门要把抓好企业档案工作列入重要议事日程，重新认识新形势下档案工作对企业发展所起到的作用；另一方面，强化行政干预。如行政管理部门定期召开会议，研究部署工作，定期对企业的档案工作进行检查，对好的典型通报表彰，发现问题及时纠正，问题长期得不到解决或给档案工作造成的损失限期整改，使企业的档案工作形成等级机制，常抓不懈，推动企业档案工作的开展。
3．加强制度建设，构建完善的企业管理机制。首先，按《档案法》及相关法律规定制定出一整套档案管理制度，如：《企业档案管理工作规定》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位责任制》等，实现档案管理的制度化。其次，根据企业自身发展的需要，制定各类档案归档范围、保管期限、分类方案及编号方法，使档案工作做到有章可循，有据可查，职责分明，提高档案工作质量和效率。
4．创新服务方式，提高企业档案利用水平。社会主义市场经济的建立，对企业档案工作提出了新的更高要求，档案工作者只有更新观念，开拓创新，转变传统档案服务方式，以满足现代企业不同层次的档案利用者的需求，更好地为企业发展服务。一是为了方便利用，企业档案馆（室）要编制专题目录、索引、概要、指南等手工检索工具，对其编制要按照国家统一标准进行，以适应一体化利用；二是企业档案人员尽快掌握电脑的相关知识，以逐步把档案信息输入计算机，在互联网上建立企业档案信息网站，宣传企业，利用网站优势，实现档案信息资源更充分、更广泛的利用，为企业新时期档案提供利用服务的新渠道；三是对企业档案工作人员要及时掌握档案的翻阅率。对利用率高，具有重要参考作用的纸质档案，通过扫描、录入等方式转化成数字化信息，建立较为完善的企业档案数据库，并通过网络为企业提供高效率信息档案服务。
5．强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。

回答2：

如何做好新形势下的企业档案管理工作
一.强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用
对于档案管理人员来说应根据新时期的特点，解放思想，转变观念，树立全新的服务意识，打破传统的封闭型服务模式，建立开放型、超前性服务模式，主动了解社会需求，进行专题分析研究，大力发掘馆(室)藏中的各类信息，运用各种现代化技术手段加大档案信息资源的综合开发，为社会提供高效能的档案信息服务。这样才能形成一个档案工作的良性循环，唯有如此，全社会的档案意识才会真正得到增强。
二.做好档案工作全程服务意识
1.做好档案开发利用工作效果的全程服务，实现档案开发利用工作的价值
在做好超前服务和参与服务工作后，及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据，从中发现问题，找出规律，全程做好服务。看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务，解决了什么问题，取得了哪些社会和经济效益;看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处，如档案材料收集是否齐全，整理是否系统，组卷是否合理，鉴定是否准确，检索工具是否实用等。
2.做好全程服务，加强重点档案信息资源的二次开发
在全程跟踪服务过程中，通过对使用单位的调查、借阅内容的统计、使用方法的分析、编研实用性的排列等，对开发利用工作中使用过的档案实体有一个全面的了解，从中发现使用频率很高、查阅单位众多、利用人次频繁、涉及范围广泛的档案材料。这部分档案信息资源将是下一个或今后若干个开发过程中所需要和不可缺少的，也是在即将到来的利用高潮中，需要大量查阅和利用参考的。
为此，应该在进一步的.追踪服务中，掌握好档案信息的回溯性、本源性、凭证性、连续性和内向型，并与相关的文献、资料、情报和其他形式、载体的信息资源汇总融合，进行二次加工提炼，形成新的更具针对性、更切合实际，具有更高价值和水平的二次文献，以满足新的一轮实用需求。
3.做好全程服务，完善档案开发利用工作的分析和预测
首先应对过去阶段利用状况进行全面分析，为下一阶段提供利用打好基础。如档案利用数量、范围、卷次、类型，以及利用者类型、职业、要求、心理状态、用途划分等;其次要对过去阶段利用特点进行分析，提取最具本部门业务特色的典型实例，以及对过去利用方向的热点、敏感点和主要工作类型，加以分析和论证;第三要在前两点分析基础上，对下一阶段开发利用的方向进行预测，包括具体业务部门的需求，发展动态分析，重点利用方向的跟踪调查以及周期性需求变化等等。
三.提高档案信息资源的开发利用水平是档案工作的根本
档案收集、管理的主要目的是为了利用，利用才能充分显示档案的价值。因此，档案工作者应加强开发利用档案信息资源意识，通过为国家、社会乃至学校各项工作提供全方位的服务，以充分发挥档案的作用。
在当今信息化时代里，如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上，是适应不了形势发展需要的。因此，在开发利用档案信息资源方面，档案工作者首先要解放思想，更新观念，从封闭型的档案管理体制中摆脱出来，变被动为主动，改变过去那种坐等守摊的状况。
四.实现档案管理工作创新的途径
1.思想观念的创新
观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。
2.管理方式的创新
档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
3.服务方式的创新
如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。

回答3：

如何做好新形势下的企业档案管理工作
1.企业档案管理面临的挑战
1.1 企业档案部门地位弱化
现在很多企业在生产经营过程中，都存在不重视档案管理工作的情况，对档案信息资源价值认识不足，导致很多单位在裁员时，都会首先将档案管理人员撤掉，导致档案管理部门无法发挥出自身的作用，只能勉强维持基本档案管理工作。
少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。
1.2 档案资料收纳不齐，信息不完整
企业在进行档案管理时，大部分都处于被动收集档案信息资源的情况，严重缺乏主动性，这一问题给我国档案管理工作开展造成了严重阻碍。被动收集档案信息资源的方式，也会导致很多信息资源不全面，导致部分档案信息资源出现丢失情况，给我国档案管理工作造成的影响非常大。很多企业的档案管理部门，在进行档案信息资源收集时，没有规范的档案信息资源收缴规定，很多有价值的档案信息没有及时上交到档案管理部门，成为专业人士、各个部门手中的私存资料，这部分档案信息资源随着时间的推移，会出现散失的情况，在专业人员手中的资料，随着职员调动也会被全部带走，给企业造成严重损失，甚至很多原本属于企业的知识产权也随之被带走，严重阻碍企业档案发展。
1.3 管理方式、手段落后
现在我国的档案发展水平并不是非常高，导致很多企业在进行档案信息资源管理时，采用的仍就是传统的档案管理方法，采用手工的方式管理档案，很多档案管理人员的专业素质都没有达到企业发展的要求，档案管理软件没有发挥出自身的价值，严重降低了企业档案信息资源管理的水平。
1.4 档案内容结构发生变化
国有企业与公司有着本质的区别，这种区别也反映在档案管理中，企业在进行档案管理时，更重视不同参股者的档案信息资料，公司主要参股人的档案资料更是档案信息资源收集的重点，提高公司参股者档案信息资源的完整性，是保障公司参股者权益的一种重要手段，如果公司档案部门不健全的话，那么参股者对公司的信任度也会随之降低。
1.5 声像档案收集困难，资料匮乏
现在我国很多公司在进行档案信息资源收集时，都出现了缺乏声像档案的问题，主要是由于公司不重视声像档案收集导致的，很多企业的声像收集设备过于陈旧，但是由于资金紧张或重视不足等原因，导致声像档案无法发挥出最大的价值。声像档案本身就存在资料收集非常困难的情况，需要各个部门共同努力，在进行工程施工、索赔等环节中，声像档案发挥的作用非常大。
2 提高企业档案管理水平的措施
2.1 高度重视，加强领导
企业在进行档案管理时，要充分认识到档案管理的重要性站在科学和企业的角度开展档案管理工作，以提高档案管理的质量，将档案部门的重要性提高到与其他部门等同的高度，关心支持企业档案管理工作。企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。任何一项工作，只有自上而下的重视起来，才能有所建树。
2.2 加强队伍建设，提高人员素质
档案管理人员首先要具有档案管理的专业知识与素质，且热爱档案工作。其次，要提高业务素质。要具备一定的文牍水平和研究能力，善于剖析资料的价值，懂得哪些资料该收，哪些不该收。要具备掌握和应用现代化管理手段的能力，把材料分门别类地整理好，利用档案管理软件进行处理，及时快捷地输入电脑，以便于检索。积极参与档案管理专业人员理论研讨会，通过信息交流和资源共享，促进各企业档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修培训活动，从更宽广的领域提高并强化他们的理论素质。在岗位调整时，尽量调整较少档案管理员，确保该队伍的专业性。
2.3 搞好档案收集工作，保证有价资料完整
企业档案管理部门要建立完善的档案产权管理制度，重视档案收集工作，保障企业知识产权的利益不会受到损害，重视信息资源的积累，严格按照规定的标准对档案进行归档处理，制定严格档案归档制度，约束没有及时上交档案的个人和相关部门。企业只有掌握了大量的原始凭证，才能有效地保护法人和股东的利益。
2.4 完善规章制度，实现科学管理
实行档案综合管理后，企业专门档案机构要根据实际情况，进一步健全和完善档案的收集、整理、保管、检索和提供利用等各项规章制度，使档案管理工作进一步规范化、科学化、现代化。
企业档案在生产经营、产品设计、开发等工作中起着重要的凭证作用。同时积极引导企业运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，这样档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来，档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识，使企业的档案管理工作达到人尽其才，物尽其用的一种良性循环的状态。

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