行政文员如何去管理档案，我要写啊

2025-02-08 23:17:44

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回答1：

一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视
　　无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：
　　1、加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识。有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。
　　2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理
　　随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。
　　1、增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
　　2、不断加强学习，掌握管理技能。目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
　　3、利用现有资源，整理档案。档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。
三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质
　　档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　1、提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。
　　2、加强制度建设，建立健全运行机制。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。
　　3、加强综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。
　　4、建立奖惩机制，细化考核监管。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

回答2：

第五章档案管理制度第一条为加强档案管理和信息保密工作，保护所内职工的著作权和全所的知识产权，推动消防所技术进步和产业发展，根据国家有关法规及本所实际情况，特制定本管理制度。第二条研究所的档案管理工作由行政管理中心基地保障部全面负责。档案归档按组织机构+年代分类法。第三条档案分类（一）资质证照类；（二）基建类，；（三）人事档案类；（四）文书类；（五）工程管理类；（六）技术研发类；（七）教学培训类；（八）合同协议类；（九）书籍类；（十）财务类；（十一）其他类。第四条档案归档及保管：（一）资质证照类，研究所及所属企业的各类资质、证照。由行管中心负责整理随时归档；（二）基建类，包括我单位（甲方）所有基建类项目的土地局、规委、建委等相关单位批复文件、工程设计图纸、土建设计方案、各类配套设施的设计各类施工合同（原件随时报档案室归档）等所有原件，在施工阶段由基建办负责整理归档，完工后30天内整体移交研究所档案室；（三）人事档案类，除所有员工原始档案统一报专业人才中心代管外，研究所对每位员工建立个人发展档案，包括员工登记表、考核、培训情况、身份证、学历证、学位证复印件、劳动合同、薪资调整、个人工作总结计划等，由行管中心人力资源部负责整理归档，并于次年的1月份移交研究所档案室；（四）文书类，包括企业发展规划、所有上下行文、工作计划总结、各类报告、建议、论文、会议纪要等，研究所由行管中心办公室负责整理归档，其他部门及所属企业平时各自独立归案，但须于次年的1月统一移交研究所档案室；（五）工程管理类，包括承揽的各类工程项目的管理及施工等，从项目招投标开始至工程验收全过程，包括合同（所有签订合同原件，在工程部存档同时，行管中心档案室也须随时存档一份原件）、工程洽商、工程预决算等所有文件原件按时间顺序由工程部门负责归档。在工程全部竣工并交付甲方使用后30天内，由工程部经主管领导签字后整体移交研究所档案室归档。（六）技术研发类，包括各类新产品研发过程、专利申报过程、制定的各类技术规范标准等，平时由各研究室负责整理归档，在次年的1月份整体移交研究所档案室；（七）教学培训类，包括所有教学类档案，以专业班为单位从开学到结业包括教学大纲、招生简章、讲义、考试、学籍档案等全部培训资料由培训中心负责整理归档，并以学生结业为时间截点移交研究所档案室，日常工作如工作总结计划、报告等则于次年的1月份统一移交研究所档案室；（八）合同协议类，凡以研究所、所属各部门及所属企业名义对外签订的各类合同，包括商务、合作、工程施工、工程管理、材料采购等各类合同，在合同签订后随时报1 份合同原件至研究所档案室存档；（九）书籍类，包括各类研究所购买书籍，订阅各类报刊杂志等，随时交研究所档案室存档；（十）财务类，由财务管理中心负责整理归档，并以隔年移交的方式，于次年的1月份移交到研究所档案室统一存档，如2007年需移交2005年财务档案；（十一）其他类，由研究所各部门及所属企业外出工作时获取的客户资料、技术文件、行业调查报告等，以及无法准确分类的其他所有应归档的各种材料，均由行管中心基地保障部负责整理归档。第五条研究所设档案员1名（可兼职），其具体职责如下：（一）负责研究所文书类档案的归档、整理、分类、保管，为分析、总结、部署及调度工作提供准确、可靠的依据；（二）按规定明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限；（三）定期检查档案状况，对破损和字迹消退的档案及时修复、摘抄，最大限度地延长档案的寿命；（四）认真编制必要的检索工具，积极做好档案信息资源的开发利用工作，使其发挥应有的效益，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益；（五）严格执行借用审批手续，对档案借用、复印情况及时登记，对借期已满档案应及时催还；（六）落实好档案工作的各项规章制度，认真学习档案法规和处理程序，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。第六条档案保密（一）档案室的钥匙存放于研究所档案员处，不允许转借他人；（二）增强保密意识，对档案复印或摘录，须经保管该档案的研究所（部门）领导批准，并要做好登记；（三）原则上对非本研究所人员禁止借用档案，特殊情况须经总经理批准后方可借用，并及时收回；（四）档案员不得外泄档案中的秘密或随意谈论涉密档案内容；（五）对清缴、销毁的档案资料应严格履行审批程序并做好记录。第七条各部的经理、项目负责人、技术主管、主任工程师为本部门保密工作的第一责任人，全面负责技术资料、文件的保管工作，并应指定专人及时整理和清除无需保留的技术文件。第八条处在调研、运作阶段的各类项目，不得以任何形式向外界传播，如有必要进行宣导时，需如实填写《对外宣导审批单》，报分管副所长审批，确立对外宣传的形式、范围、内容。私自传播（包括但不限于在网络、期刊、杂志、书籍、口头等形式）并引起不良后果时，首先追究部门负责人的责任，并执行员工保密协议。第九条处在调研、运作阶段的各类项目，不得在所内刊物、文件中登载、传阅，如须传阅时，必须由分管副所长审核内容。第十条处在调研、运作阶段的各类项目有关文档，已成定稿的，由行政管理中心存档一份（包括文档和电子版），部门存档一份并做好登记造册，统一管理，草稿、手稿、修改手稿等未成文稿件一律销毁。未成文稿件不得在任何场合使用、复制、传播。第十一条在各类传媒，以所名义向媒体发布文章、新闻时，应由部门经理审批，并得到副所长或总工程师办公室批准后方能发表。第十二条鼓励所内职工进行各类创作，但必须严守所内秘密。第十三条所网络负责人负责互联网信息安全，导致网上信息泄密和损失，由网络负责人承担相应责任。第十四条未经审核发表的任何信息，导致不良影响和后果的，由撰写人承担相应责任。第十五条审核不严导致不良后果的，由审核人承担相应责任。第十六条罚则研究所各类档案管理不规范或造成损失，必须对直接责任人及部门负责人追缴直接经济损失，并视情况追加200-1000元的罚款。对于泄露研究所秘密的员工，视情节及后果，依据研究所《保密制度》，结合研究所与其签定的《保密及不竞争协议》给予相应的处罚，并责成其赔偿经济损失。第十八条档案使用流程：使用档案部门填写申请单 → 按权限审批 → 在办公室填写使用档案借阅申请单 → 档案室核对办理借阅手续 → 按时退还。第十九条所下属公司、工作站参照本制度执行，可另行制定本单位的档案管理制度。第二十条本管理制度自发布之日起执行。

回答3：

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，
适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式
决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响
因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

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