为什么公司的文件上要加盖”受控”印章呢？

2024-10-29 14:51:50

推荐回答（5个）

回答1：

受控文件指受控制的文件，不能随便毁坏、丢失、外流。跟踪文件指按照流程，需要全程记录有关情况的文件。

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。

受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。

许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。

受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

受控文件，之所以需要“受控”，是因为其重要性，标准性和责任性。所以，需要制定相关的管理制度，并由文控部门进行管控监督，防止被非正规修改，或对文件不重视、随意损坏或丢失。

正是因为其具有标准性，所以如有修改版或新版本分发出去，需要回收旧的文件，以防止误用。这也是受控文件与其他文件的最大区别。因此，复印版的受控文件是不生效的，只能用于了解参考，不作为标准和责任的依据。

扩展资料：

受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所（或规定的场所）的。并且，所有的受控文件应该妥善保存。将受控文件丢失，就是违反了你们公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

参考资料：百度百科-受控文件

回答2：

受控是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制，并便于收回。如：ISO、GMP等文件。

受控文件是否必须加盖“受控文件”印章，应视文件的受控管理方式和文件的实际用途而定。文件管理部门对提供实验室内部人员使用的实施修改受控的文件，应加盖“受控文件”章，其中包括对文件管理员本人使用的文件。

“受控文件”印章中，可以包括受控级别、受控编号、受控起始时间、作废时间等项目。对实施检索受控管理的各类记录、档案，如原始记录、报告/证书副本、设备档案、人员技术档案、计量标准档案等，则应按照档案管理办法进行编目归档，不需要在每份文件上加盖“受控文件”章。

扩展资料

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。

回答3：

1、受控文件是“非受控文件”的对称。它是按照ISO9001 标准4.2.3 ( 或GB/T19001及其它体系)要

求予以控制的文件。

2、凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。如:电芯工艺、设备参数等。

3、受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。

4、总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。

5、管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。

6、研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，

并经管理者代表审核。

7、文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件

的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。

8、各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清

单》。

扩展资料：

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控，文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。

一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

参考资料：百度百科-受控文件

回答4：

加盖受控文件的原因：

1、法规的明确要求：新版GMP，对于批生产记录要求是受控的。

2、检查的要求：你怎么保证与之前的是一致的（比如格式有变化的话例如串行串页，可能会怀疑内容也有变化）。

3、内部质量体系的要求：要确保所有的要求都是最新的，而又不可能每一项内容每次逐个去核对，最好的办法就是有人去控制。

4、避免被随意替换，数据可靠性的要求。

扩展资料：

文件“受控状态”和“非受控状态”的区别

所谓受控状态，是指一份文件的生命全过程，每个过程都在组织的严密监控之下，母文件一旦修改，所有的子文件都进行修改。处在这种“完全控制”状态下的文件，就是文件的受控状态。

反之，一份文件在存在期间的某一个阶段或几个阶段，比如或发布、或使用、或修改、或废止，组织无力或无法对其进行控制，处于这种“部分控制”状态下的文件，即为文件的非受控状态。

注意：加盖受控章是文件受控的一种表示方式，受控文件也可以不用盖受控章的形式受控，比如可以用笔写上“受控”两个字，只要在程序中写清楚，也是完全可以的

参考资料：百度百科-受控文件

回答5：

受控是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制，并便于收回。

扩展资料

外来文件到底要不要盖章，需要分情况来定：

情况1：如果外来文件是受控文件，则需要盖受控章，比如实验室用到的测试标准；

情况2：如果外来文件不受控，则不需要盖受控章，比如共青团的发的某个红头文件。

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