会议文件管理的核心就是要结合电子文档系统，建立包括文件的制作、分类管理、会议期间的在线阅读、批阅、下载、外发、归档等，并易于实现今后的功能扩充。
分类管理和权限控制：会议文件能按照会议届次和不同的分类进行管理;即一个会议文件有所属会议届次和所属的文件分类两个属性，可以按照届次和分类进行管理。文件的权限划分为阅读(下载)、上传、删除、审核等。权限可以根据角色进行分配，也可以根据具体的用户进行分配，并支持权限的授权传递机制。
文件上传：实现各类会议文件的上传和共享，并设定文件的访问权限，供与会人员下载使用，在下载时须通过电子文档系统的接口进行控制，下载后 须存储在专用U盘内。
文件版本管理：会议系统对于每一个会议文件都会对不同时期形成的不同的版本进行归档，并详细记录版本号、归档时间、归档人等信息，系统管理者或别的用户可以随时调阅，方便进行文件历史的回溯。
文件分发控制管理：系统通过会议文件的权限管理和电子文档的共同作用实现会议文件的分发控制。在这其中,权限管理机制是进行分发控制的主控机制,而电子文档对分发的文档进行了严格的加密，保证了文件获取的合法性、完整性和保密性。
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