]:会议是各级各类机关管理的重要手段之一,任何机关要实施领导和管理,都离不开会议,有会议必有会议工作。加强会议管理工作,对于改进机关工作作风,提高工作绩效,发挥它在现代管理活动中具有积极作用。
现当代的会议,就是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议是各级各类机关进行决策的重要工具,是集思广益、交流信息的重要方式,是协调工作、解决矛盾的有效手段。任何机关要实施管理,都离不开会议,有会议必有会议工作。做好会议工作,对于改进机关工作作风,消除“会灾”,提高会议效率,发挥它在现代管理活动中的积极作用,具有十分重要的意义。因此对秘书人员来说,会议管理是主要的工作之一。
[关键词]:秘书会议管理工作
一、会议的主要内容及作用
现在,会议在我们的生活中有着非常重要的作用。人们总是通过会议对许多重大问题进行拍板定案,进行决策,用以指导工作顺利进行。也可以通过会议对各种信息进行交流碰撞,举一反三,取长补短,就许多问题取得共识,形成更高价值的意见。还可以通过会议收集各种信息,拟出各种可行方案,并进行反馈调节。会议也是统一各级领导思想,协调各个业务部门工作的有效手段之一。一般规模小、会期短的会议,会议管理工作的内容就相对简单些;而规模大、会期长的会议,会议管理工作的内容就会非常复杂。如果按时间顺序划分,可以将会议管理工作分为会前的准备工作、会中的服务工作、会后的收尾工作。
会议工作的管理需要耐心、仔细,需要对会议管理工作流程有基本的了解。随着会议的普遍,会议管理工作中也存在着很多问题,下面我就来说说会议管理中存在的问题。
二、会议管理工作中出现的问题
会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是对秘书或者其他办公人员来说是件比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,
但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。
这些细微的不足之处,正是影响整个会议管理的关键因素。从整体看:
(一)会议过多,会期过长,经济浪费严重
有些领导认为开会是解决一切问题的灵丹妙药,一遇到问题就开会,对会议的目的不明确,对为什么要开会、开会要达到什么目的和取得什么结果此类问题没有明确的回答就贸然开会,这样势必造成会议的失控,从而产生消极作用。还有些会议一开起来没完没了,本来半个小时就该有结果、就能把问题说清楚的会议非要开二、三个小时,殊不知人的精力毕竟有限,并要受生物钟影响,台上人兴致盎然高谈阔论的时候,台下人早已无心恋战。会期越长,费用越多。从我国目前的现状来看,从上到下普遍存在着会议过多、会议会期过长、会议规模过大、会议质量不高的问题。“会海”已成为机关工作的一大“公害”。它的危害只要有三方面:与会者时间、精力的浪费,精力浪费和信息的重复和浪费。
(二)与会者关系不融洽
与会者由于知识结构、文化素质、个人阅历、所处地位及部门的不同,对同一问题难免有不同看法,产生意见分歧。如果不能正确对待和妥善处理意见分歧,则有可能产生冲突,进而影响会议的正常进行,降低会议的效率,甚至使会议目标无法实现。
(三)会议环境不适合
不利的环境的主要表现为:周围环境嘈杂,室内气候条件不佳,视听视觉辅助设备效果不佳,室内空间狭小,坐椅不舒服,灯光昏暗,手机铃声不断,等等。这些都会影响与会人员的心情,降低会议的效率。
(四)工作态度不端正
工作人员态度散漫,经常用敷衍的态度来对待工作,会擅自脱岗,推卸责任,造成不能及时传达上级重要指示、会议精神或反映会议发生的重大紧急事情,导致会议效率低下。
这些会议问题正是导致整体会议目的未能实现,效率低下的结果
一个会议，如果参会人员复杂，议题不明确，甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议，会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议，最终也不会有实际的“产出”。
关于会议准备方面，可以参考这些点。
会议组织者的准备 (5W1H)
Why：寻求为什么必须召开会议，是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。
What：对议题是否符合会议目的进行检查。
Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。
When：会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。
Who：让适合议题的人出席会议。
How：对得出符合议题的结论如何进行推广。
会议主持者十项确定
确定好会议的目的和类型了吗？
确定好会议的议题、日期、时间了吗？
确定好会议参加者了吗？
准备会场和各种备置用品了吗？
准备好要分发的资料了吗？
充分修饰会议前半部分了吗
会议顺利地进行了吗？
充分概括出结论了吗？
得出令人满意的结论了吗？
分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？
与会者六项会议准备
充分确认会议目的和议题；
以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商；
对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；
试着寻求问题的解决对策；
试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动；
自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。
以上回答来自鲸会务，希望能够帮到您。
企业会议管理是指为企业的会议流程、开支、数量、标准、供应商提供一种标准化的管理方法。以达到量化成本节约，风险缓解和服务质量提升的目的。
会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。我感觉做好会议管理，需要遵循以下原则：
工具/原料
日事清软件
方法/步骤
1、一是主题要聚焦、人员要相关。提前商讨，明确会议要解决的问题，聚焦当前关键的问题。如果没有目标，就不要开会。一般会议最好一个主题，综合性会议最好不超过三个主题。开小范围的会，原则上，每次会议参会部门的参会人数为1人，会议牵头部门参会人数（不含汇报人）不超过3人。通过会前签到、会中议题相关人员管控等方式，拒绝“无关人士”参会。与会者与会议议题要密切相关，要能够深入开展交流和有针对性的解决问题。
2、二是事先要通报、回复要及时。重大议题应至少提前一天告知，会议议题、相关资料、发言次序应在会议通知中告知。在会议时间确定后，会议牵头部门应提前发出会议通知，准确写明会议名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项，以及会务联系人等信息。会议通知发出后，会议牵头部门应通过会议管理平台等方式，再次通知参会人员，进行确认，并及时得到相应的回复。
3、三是程序要准确、时间要紧凑。提前准备会议议程，规定发言次序，会议主持人按事先议程控制会议的进程，避免临时性议题成为主角。事先规定会议时间，且要有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题讨论时间。安装计时软件或运用计时器，对汇报时间进行监督、提醒，会议主持人对讨论时间进行正确引导。
4、四是记录要完整、决策要督查。会议记录要完整、规范，从签到、讨论到会议决议、表决情况，都需详细记录。牵头部门应指定专人，使用专门的记录本，作好会议记录，必要时应对会议过程进行录音。会议纪要需在会议召开24小时内下发相关单位。会议决策要做到及时检查，定期落实和总结。牵头部门结合会议纪要，进行会议任务分解和督办。
5、五是流程要科学，保障要有力。要想使会议取得预期效果，最关键的是要有一套匹配的管理系统，有了适合自己公司的管理系统，才可以让会议制度更长久、让执行人更具有执行力，从而实现会议的最终目的。我们公司一直使用日事清来处理、解决会议管理工作，在日事清的计划模块中的专门的会议管理模块，我们将会议拆解成以下五个部分：会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。当然，每个公司可以结合自己公司的实际情况拆解成更多的部分。每一部分都有相应的制度、管理权限、管理内容和相应的责任人、完成时限等。最重要的是会议完成之后对于产生的下一步行动要落实到事，责任到人，从而做到“会而议，议而决，决而行，行而彻”。
会务管理工作是整个会议流程中最为复杂的一个环节，但也是非常重要的部分。会务管理工作中，包括的内容很多、事情繁琐，因此在做会务这块的工作时，要十分仔细和认真，注意其中的小细节。
首先就是会议室的安排，每天都要清楚会议室的使用情况，并且当天就要确认好第二天会议室有没有人使用，如果当天会议室没有人使用，也应该在当天就把会议室安排好，方便客户第二天使用，并且作为会务管理人员每日下班前必须了解第二天会议的具体时间、地点、人数等情况，以保证第二天会议的正常举行。
其次，每天会务部负责人在早会时需要再次把当日活动的详细情况给所有员工讲解清楚，根据会议人数安排服务人员，并且让所有员工都熟悉当日的活动流程，以便为客户提供更优质的服务。
再次，会议开始前，对会议室的设施设备再次进行检查，位置是否摆放正确（包括会议指示牌的摆放）保证所有的设备都能正常使用。会议主持人进行一次整个会议细节的解释，确保每个人对整场会议都很熟悉，各方面情况都已经掌握。会议进行中，要安排服务员在会议室门口待命，如果有客户需要帮助，要及时主动的提供服务。
最后，会议结束后，会务管理者要进行费用的核对，了解正常会议的实施情况，再次与客户进行交流确认，总结服务中的缺点与不足，不断总结进步。
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