设备档案的建立

设备档案属科技档案范畴，属于公司的固定资产，设备大概的购入时间，厂家，价格
并且使用记录，维修时间，维修费用，维修周期等都应该能从设备档案中查阅到。一般审查公司固定财产和各种管理体系时候需要。

那么如何建立设备档案，首先需要根据本行业或企业的档案管理规范建立设备档案归档范围暨保管期限表；其次要在本单位的相关科室部门设立专兼职档案员，组成档案收集网络体系，并开展业务培训教育；第三，本单位档案部门按照相关档案管理要求，接受设备档案材料，做好保管利用工作。这是一般企事业单位建立设备档案的主要工作。

以下是设备档案的资料，就按这收集归档就行了。

1)设备计划阶段的调研、经济技术分析、审批文件和资料；
2)设备选型的依据；
3)设备出厂合格证和检验单；
4)设备装箱单；
5)设备入库验收单、领用单和开箱验收单等；
6)设备安装质量检验单、试车记录，安装移交验收单及有关记录；
7)设备调动、借用、租赁等申请单和有关记录；
8)设备历次精度检验记录、性能记录和预防性试验记录等；
9)设备历次保养记录、维修卡、大修理内容表和完工验收单；
10)设备故障记录；
11)设备事故报告单及事故修理完工单；
12)设备维修费用记录；
13)设备封存和启用单；
14)设备普查登记表及检查记录表；
15)设备改进、改装、改造申请单及设计任务通知书。

档案
档案管理范围
第三条 公司级档案管理范围
（一）公司设立、年检、变更、解散和清算所形成的文件材料；
（二）公司股东会、董事会、监事会议所形成的会议纪要、决议、同意书等文件材料；
（三）会计档案、财务管理、资金贷款、银行业务往来方面的文件材料；
（四）政府职能部门下发的文件；
（五）公司年度工作总结、工作计划、公司内部公文；
（六）建设工程文件，包括：工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件；
（七）设施设备文件，包括：购买合同、安装合同、维修保养合同、施工图纸、说明书、随机资料、检测证书、技术规程资料、原理图、设备维修手册、维修·资料；
（八）公司签订的各类合同、协议；
（九）公司有效证件、印章；
（十）公司会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、会议纪要及参加外部会议所形成的所有材料和记录；
（十一）公司的历史沿革和广告宣传资料及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
（十二）公司与有关单位的来往函件；
（十三）公司车辆档案，包括保险单、随车工具、随车证件、耗油统计、维修记录等；
（十四）公司各部门因工作需要经公司领导审批的内部请示（包括说明、申请、报告等）；
（十五）部门以公司名义发布的规定、通知、通告、决定等文件；
（十六）人事档案，包括员工档案、薪酬、保险等；
（十七）安全消防档案，包括安全生产和消防检查、整改、验收及应急预案资料；
（十八）其它具有法律效力及保存价值的文件。
第四条 部门级档案管理范围
（一）部门工作计划、总结、统计报表；
（二）部门工作会议、专业性会议、其他会议形成的会议记录及会议纪要；
（三）仪器、设备、设施日常维修、保养资料；
（四）市场业户档案、与市场经营业务有关的客户、厂家资料；
（五）部门日常工作中填写的各项表单、记录，如管理员交接记录；
（六）部门月度、年中、年度工作计划及培训计划；
（七）部门日常工作过程中形成的其它工作资料。
第五条 凡属公司级档案，必须向办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 办公室对应归档的电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档；在应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。
第七条 办公室应对联合召开会议、联合行文所形成的文件材料，能有原件的把原件存档，若无原件，应把相应的复印件或其他形式的副本归档。（对于多部门的联合会议，联合行文所形成的文件材料，应对其原件进行存档，如无原件，可以将相对应的复印件或者其他形式的副本归档。）
档案管理体制
第八条 公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责公司级档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导；每年形成的会计档案，由财务部按照要求归档；人事档案由人力资源部门专人对职工档案进行整理归档。
第九条 各部门应设兼职档案管理员，同时将名单报办公室。兼职档案管理员变更时，应及时报办公室备案。
档案整理
第十条 档案员在整理档案过程中要严格参照《归档文件整理细则》、《基建工程归档细则》、《人事档案管理办法》、《会计档案管理办法》、《电子文件归档细则》整理并保存。
第十一条 文件归档时间
（一）公司所有员工经办事项所形成、取得的部门级档案，要在取得后当日向部门档案管理人员移交存档；公司级档案，要在取得后二日内向公司办公室档案管理员移交存档；
（二）各类合同、协议等文件加盖印章后，应留存一份原件交办公室存档；如遇特殊情况（合同对方要求我方首先加盖印章、加盖印章后还须粘贴印花税发票等），不能立即交办公室存档的，办公室档案管理员需预留复印件，经办人三日内将该文件原件移交办公室归档；
（三）档案交接必须履行交接手续。交接双方在各自的《档案交接表》同时签字，分别保存。《档案交接表》写明移交日期、文件标题、内容、原/复印件/份数/每份页数、移交时间、交接双方签字；
（四）部门与办公室进行档案移交时，如有电子文档，应同时移交。办公室对电子文档进行整理保存；
（五）各部门档案管理人员发生变更时，要将档案进行完整的交接，档案交接清单交公司办公室存档一份，以备查阅。
第十二条 档案的保管
（一）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
（二）根据档案的不同密级程度，对重要的档案要放在加锁的档案柜或档案室中，不得随手存放；
（三）档案管理人员应定期清洁并检查档案状态，做好档案室的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作；
档案借用
第十三条 借用档案要履行借用手续，填写《借阅档案登记表》。借用的档案应与经办业务有关，并经逐级审批后方可借用。总经理、副总经理、办公室主任、部门经理借用一般档案可通过档案管理人员直接办理借用手续，其他人借用一般档案须经部门经理批准后借用（借阅公司级档案须同时经办公室主任批准），密级档案须经办公室主任或副总经理、总经理批准后借用。
第十四条 借用档案只限在办公室查阅，如必须带出办公室查阅的，公司级档案需经办公室主任批准、部门级档案需经部门经理批准后方可带出。
第十五条 档案借用时间最长不超过2天，如有特殊需要，公司级档案需办公室主任或副总经理、总经理批准；部门级档案需部门经理批准，方可延长借用期限。借用档案应于规定期限内归还，如有其他人借用同一档案应分别履行归还和借用手续，不得私自转借。
第十六条 档案借用人不得将所借档案转借、调换、污损，不得在文件上圈点、划线和涂改，密级档案未经部门经理、办公室主任、总经理批准不得复印或摘抄，不得向无关人员谈论档案内容。
第十七条 借阅档案归还时，管理人员需当面清点档案份数、页数、查看完整性之后再归档。
第十八条 原则上公司档案不对外借阅，如有特殊情况，外单位或个人需借阅本公司档案需经总经理及办公室主任批准方可借阅，如需复印则登记复印份数、用途后方可复印。