招投标谈判注意事项

投标单位在认真研究招标的公告或文件之后，确认自己有条件承揽该项工程或供应物资设备后，就要对招标单位投标报价，力争获得中标。熟悉投标报价的工作程序、投标报价的风险分析、投标设计与报价方法、竞争策略、报价技巧，以及开标时争取中标的对策、中标后的价 格管理等，这是决定参加投标报价以后，作好标书、争取中标并在中标后取得较好经济效益十分重要的工作。

第一节 准备阶段的工作和方法
投标的准备工作既是投标的经常性业务工作，又是为转入投标阶段所必须经过的一个阶段必须性工作。投标单位不经过准备阶段或做好准备工作，不但无法进入投标阶段，即使盲目转向投标阶段也不可能取得投标预期成果。因此，这是投标业务不可逾越的阶段性重要工作。
投标准备阶段的工作，包括明确投标的基本要求，收集投标信息，选择投标的项目，确定投标的对象等。

一、一般投标的基本要求
投标程序十分复杂，竞争很激烈，如果对投标规律缺乏研究，指导思想不明确，工作稍有疏忽，就可能导致失去投标的有利机遇，达不到中标取胜的目的，增加承包的风险程度和铸成重大的经济损失。一般来说，任何投标单位在开展报价业务时，首先要对投标工作有全面的认识，明确其基本要求，投标的基本要求一般有以下几点：
1?目的性。投标报价的总目的是为了达到中标取胜、获得经营任务、提高企业效益。在投标中，报什么价格取决于企业的投标目的。因为不同的目的具有不同的报价策略和价格水平。通常情况下，以获得最大利润为目的，这是一种较为典型的经济目的；另外还有为补充企业生产任务的不足，维持企业的生产均衡，以扭转成本上升、效益滑坡的局面；为显示本企业技术管理的先进性或提高社会知名度，以开拓产品销售市场；为克服市场暂时出现的生存危机等。只有明确了投标的目的，才有可能达到既定目的。
2?及时性。在招标中一般规定有招标的时限。投标单位不能在规定的时限内完成招标工程项目的估价等工作，就可能失去竞争的机会。一项投标的估价报价的工作量是很大的，特 别是对那些大型工程项目和综合成套设备的承包项目，估价计算的工作量更是十分浩繁。为此，在投标中，对报价的及时性显得尤为重要。不能做到这一点，就失去投标的基本条件。
3?准确性。投标报价，必需建立在科学分析和可靠计算的基础上，这样才能较准确的反映工程造价。机械制造企业制定标价与确定产品价格的原理和方法基本相同，但其难度比确定产品价格大的多。企业对产品的定价，是在资料基本齐备、情况基本明了的基础上进行的；而对于投标报价所需要的资料，需由投标单位自己去收集和查找。但是，对于采用投标方法中标的产品，一般多属技术水平高、工艺先进的专用设备或成套设备，其价值较大而可比性较差。因此，准确地报价直接关系到企业竞争的胜败、效益的高低。
4?策略性。在复杂的竞争环境中，单靠报价及时和准确企图一举中标是远远不够的。投标价要取得成功，还要视招标项目特点和竞争对手特点以及招标单位意向等具体情况，运用投标报价策略和投标竞争艺术，在一定时机分别采用高价、中价或低价策略，从而获得中标。

二、全面收集招标的信息
信息是投标业务的重要一环。对国内投标单位来说，收集招标信息的主要渠道是：
1?根据我国国民经济建设的五年规划和投资发展规模，以及中央和各地区年度具体经济建设投资发展项目，企业技术改造项目，收集综合整理出适合本单位投标对象的项目；
2?根据国家经济政策和已批准的投资项目，可以从主管建设部门、建设银行和建设单位方面得到项目具体投资规模、项目建设进度和工程建设要求；
3?在扩大企业自主权的情况下，可以充分了解生产企业扩建、改造项目的建设目标和具体内容；
4?收集同行业承包单位对某些工程建设项目的意向、力量和投标方向、策略。
总之，投标单位应通过各种渠道，如向各级政府计划部门、建设主管部门和建设单位、同行业承包单位等，收集各种有关建设投资、招标和投标等信息，并要摸透政府、建设单位和建设银行(或有关银行)的规定、意向和策略，以及他们对待投标者的态度等。同时还要分析每个可能的竞争者的力量和策略，以选择合适的投标目标进行跟踪。

三、选择投标的项目
当承包企业通过信息工作获得一些招标项目，并认为可能从这些项目的投标中受益，也就是说产生了一定的兴趣时，那么所面临的问题是如何在这些招标项目中进行选择。一般来讲，在选择投标项目中要慎重研究和充分估计投标的可能性，要对以下几个问题做出正确判断：
1?招标单位的时间约束条件：包括投标的时间、制定标价所需时间、以及开标日期限制等。承包企业能否在投标的这些时间约束条件内，来完成投标的全部工作程序，这是能否选择投标项目的先决条件。
2?企业本身的生产约束条件：招标单位对一些重大建设工程，都有一定的交工进度限制，承包企业在限定的工程进度内，从计划投入到产出交工要多长时间，现有的生产负荷能否承担 得了；在生产过程中要投入多少资金，是否已经有了着落；技术质量和成本水平的信誉如何，有否达到招标要求的保证措施。
3?外部环境的各种约束：诸如原材料、配套件等的订货、到货有无保证；需要补充的加工设备 、工装等能否如期安装投产；建设工程项目的土木工程进度能否适应工程设备安装进度要求，工程设备的出厂运输、安装、调试的环境会遇到的困难条件，在工作设备的制造过程中价格、税收、利息、汇率会有什么变化，对承包工程价格将产生的影响等，都要认真考虑。
总之，投标单位只有对这些内外约束条件进行充分估计，认为对某一招标项目确有投标承包的能力与把握时，才可以把投标对象确定下来。

四、研究确定投标的对象
投标单位根据工程设备投标信息，经过初步调查研究和定性分析，选择出某一适宜项目准备参加投标时，是否能够确定为投标对象，还应当用科学的方法进行定量分析，并从本单位经营目标出发，最后做出决断。这是因为投标的风险性很大，但又不可回避，必须改变传统的经验判断、领导拍板，或者先揽活、后核算、出了问题找上面的办法，利用现代科学手段和方法，做出是否参加投标的正确决策，就可以把投标风险减少到最低限度，把争取中标可能增加到最大限度。
1?对各种约束条件进行定量分析。为了在众多的约束条件下合理地选择投标工程，须要通过建立数学模型进行定理分析，为正确的确定投标对象提供决策依据。定量分析的方式，有决策树法、线性规划法和多标目规划法。
2?纳入企业经营目标进行权衡选择。在一般情况下，投标单位参加工程设备投标的目的，是为了获得经济效益。但经营目标不能仅限于增加盈利，其实盈利水平的提高也是多个经营目标实施结果的综合反映。在选择工程设备投标对象时，通常是与实现各个经营目标结合在一起的。如承揽某一工程设备项目是为了在提高技术和质量水平上练兵；是打算在国内或国际上增强企业的知名度与信誉；是争取在一个新的领域内打开产品的销路；是充分发挥企业的多余生产能力，或使企业有活干、转亏为盈等等。有的工程设备投标项目可以既给本单位带来一定的盈利，又与本单位各个经营目标相一致，这是最理想的；但有的则由于竞争或其他因素影响，利润微薄，只能实现其他经营目标，从长远看能给本单位和社会带来更大的经济效益，这也是可取的；也还有另外一种情形，就是本单位无利可获甚至亏损，但是重点建设需要，可以替代进口，社会效益更大，如果能争取国家在有关经济条件上，如指令性原材料供应、进口原材料、零部件关税、工程设备制造货款利息等，给予必要的优惠和扶持，也是可以选取的，否则投标单位在承包经营的条件下，对这样的项目是难以承接的。
3?依据承包伙伴的落实与否做最终决断。一个大型项目，不但生产和技术相当复杂，而且需要众多的配套设备，特别是“交钥匙”工程，要从研究设计，加工制造，到安装调试，投 产运行等方面系统全面负责，仅靠某一个或少数几个企业承包是不大可能的，必须要有一定的承包组织形式，以一龙头企业为主结成有力的承包伙伴。承包伙伴的具体成员，要视招标的工程设备项目的复杂程度和要求条件来定，简单的项目只需挑选一批主机和配套生产企业，复杂的项目不但要有国内生产企业，还要吸收国外厂商合作，通常还需要有科研、设计、安装等单位参加。在承包伙伴选定，承包组织有了着落时，才可以对投标对象进行最终决断。当前，国内横向经济联合有了发展，各类工程设备制造集团公司相继成立，有条件的集团公司也可以单独进行投标承包，至于集团公司内部的合作关系，可以在中标后采取内部招标承包的形式，实行分承包或转承包的方法解决，但要符合法律法规及招标人的要求。

第二节 投标阶段的工作任务
一、前期工作内容
投标的关键阶段是投标阶段，进入这个阶段的工作做得好坏，质量高低，对能否争取中标影响极大。因而投标单位对投标阶段的业务要特别熟悉，能运用自如。这个阶段的投标业务工作可分前后两个时期，前期工作主要包括：报送投标申请书、接收投标单位资格审查和购买招标文件。

1、递送投标申请书
投标单位根据招标通知或招标单位的邀请，考虑本单位的经营目标和承包能力，决定申请参加投标时，须向招标单位报送投标申请书，并须在招标广告或通知的时限内送到招标单位。
申请书一般应提供下列情况：
①公司(企业)的名称、地址、负责人姓名、所有制性质和隶属关系；
②营业执照(复制件)号码和开户银行帐号；
③公司(企业)的简历，包括：成立时间、等级、承担过的主要工程设备制造情况，技术和质量达到的等级水平；
④技术力量，包括隶属的科研与设计部门，拥有的工程技术人员情况，技术工人的人数和平均等级及占职工总数的比例；
⑤现有的技术装备、生产规模、自有资金、成套水平和售后服务情况。
总之，申请书在介绍企业情况时，要根据招标单位的规定如实填报，如没有规定，要以能充分反映投标单位的实力的信誉为原则。

2、接受招标单位的资格审查
所谓资格审查，就是招标单位在招标启事公布以后，对申请参加投标单位进行资格调查。资格审查由招标委员会在递交投标申请截止日期后，组织力量对投标申请单位逐个进行审查。通过资格审查，招标单位可以在财力、技术、管理水平和信誉等方面对投标单位全面考查了解。对参加投标单位资格审查的主要内容是：
①验证注册手续和营业执照。投标单位在国内工程项目时，需持有本公司(企业)的营业 执照。向招标单位资格审查人员亮证交验就可以了。如在国外开展工程设备承包业务，首先 应经国务院经贸部批准，在国内工商管理局注册，还要在所在国办理注册手续，领取营业执照。对于同我国已建交的国家办理注册手续容易些；对未正式建交的国家就困难些。在这种情况下，可以通过关系在这个国家找到代理人或担保人。但国与国情况不尽相同，有些国家只要有担保人就可以，如阿联酋等；有些国家只要有代理人即可，如科威特等；有些国家则既需要有担保人又需要有代理人。对于担保人或代理人，需要支付佣金，一般为合同总金额的1%—5%。
②验证投标单位等级证明。投标单位的等级，是根据该公司(企业)的资金、设备，过去承包 工程设备的规模和本身的技术力量、管理水平等条件，由有关部门审批确认，并发给投标单 位等级证书。
投标单位的等级，决定投标单位本身投标工程项目的规模。在国际招标中，不同规模的工程项目，要求不同的公司等级，在招标公告中有明确规定。例如：
①承包人资金在550万美元以上者，且有4名以上具备5年工作经验的工程师、可批准为特级公司；
②承包人资金在270万美元以上者，且有4名以上具备5年工作经验的工程师、可批准为一级公司；
③承包人资金在130万美元以上者，且有4名以上具备5年工作经验的工程师、可批准为二级公司。最低级为五级公司。
通常工程总额为1380万美元以上者，特级公司方有资格投标；工程总额在1380万—1100万美 元之间，一级公司方有资格投标；1100万美元以下工程，二级公司有资格投标。有些国家对投标没有公司等级要求的，投标单位可根据自身决定投标对象。
③验证投标单位的资产负债情况。投标单位的财务状况，包括拥有多少自有资金和资产负债情况，是衡量投标公司(企业)的经济实力与承包能力的综合尺度。接受资格审查的投标单位 ，必须提供近期公司(企业)资产负债表。此表反映该公司在一年某一特定日期全部资产和负债及其净值的财务状况报表。如果是企业集团(联合公司)还必须列明入股与 出股情况，特别是在国际上参加 投标承包业务，提供的资产负债表中必须详细说明：承包人在哪些公司有股份，这些公司的名称、国别和这些股份占承包人公司资本总额的百分比；哪些公司在承包人公司有股份，这些公司的名称、国别和这些股份分别在承包人公司资本总额中所占的百分比。
对上述主要问题，以及投标委员会所询问的其他有关问题，投标单位要根据自己的具体情况，作出明确回答，以取得招标单位的信任。

3、购买投标文件
当投标单位资格审查获得通过后，应按照投标启事的要求，在规定的时间之内，向招标机构索取标书，即购买投标文件，参加投标；但也有权放弃投标资格，不参加投标。有些投标单位对某些认为没有盈利的国内外招标，不愿参加投标，但为了维护公司(企业)的名声，同样参加资格审查。
一、流动资产×××× 一、流动负债××××
银行存款及现金×××× 应付帐款××××
应收帐款×××× 预收款××××
预付款×××× 其它××××
材料×××× 二、固定负债××××
其它×××× 退休及专用基金××××
二、固定资产×××× 国家基金××××
固定资产原值×××× 保留盈余××××
减：折旧×××× 本年利润××××
合计×××× 合计××××

投标文件，是指招标单位对招标工程设备的一些具体规定及对投标单位的具体要求。由投标单位派人持公司(企业)营业执照等级证明的复印件，到招标办公室购买招标文件。投标文件 主要包括下列内容：
(1)投标人须知。投标人须知是根据不同工程设备的情况，由招标机构具体拟定。包括投标的时间、程序和要求；
(2)投标书格式。它是证明投标公司(企业)的性质和技术水平、管理水平的综合文件，是审标、定标的主依据；
(3)协议书；
(4)投标保证金和投标保函。由银行或保险公司出具的书面证明，一般在递交标书的前一至两天办好，但不宜过早办理，以免发生问题不参加投标而白白花费保函手续费；
(5)合同条件，分一般条款和专门条款；
(6)技术规范；
(7)工程量表和单价表；
(8)设计图纸及说明书。

二、后期工作内容
投标阶段的后期工作，主要包括：研究招标文件、进行现场考察和编制与报送投标书。
1、认真研究分析投标文件
投标单位在取得投标文件后，要组织适当的专门人员对文件的内容进行深入研究和分析，主要抓好以下几点：
①要对投标文件各项要求有充分了解。经过对投标文件及其附件、图纸的仔细阅读、研究、对招标的各项要求、条件都要弄清楚，有全面了解，如对文件任何含糊不清或相互矛盾的内容、不理解的地方，可以在招标截止日期以前用书面或口头方式向招标单位询问、澄清。
②要对投标文件影响单价构成的所有要求，予以摘录。这是为了在以后做标时，进行单价分析加以考虑。
③ 要对投标文件中的合同文件、图纸、规范、工程量等资料，进行详细分析。因为它关系到整个投标的进程。如合同条款中的一般条款是通用的，要注意招标单位在这些条款中有无改动， 这些改动会产生哪些影响；对文件中的专用条款也要慎重研究，如果投标单位要求改动、删除或增加的内容，只能作为报价时的附件，在议标中通过与招标单位谈判，确定是否调整这些条款或价格。
④严格审查图纸，如果图纸与合同条件、工程设备的项目、规格和工程量要求、工程施工的特点、条件，及有关规范标准等不符或有含糊不清的地方，应及时提交设计或招标单位澄清。

2、切实做好现场考察工作
投标单位在研究分析投标文件之后，接着要做好现场考察工作。所谓考察是指对开展承包工程业务进行可行性研究。通过考察，对那些承包工程诸方面因素调查研究，进而对承包业务的前 景作出正确的判断，这是投标竞争取得成功的前提。因为，承包工程设备中的不可预见因素及承包的风险，多是由于对现场状况考察不深、不细所致。因此，必须搞好对投标项目现场的考察工作。
① 积极参与招标单位组织的工程项目的现场考察。不管投标文件提供的细节如何，承包单位应通过对工程设备项目的现场进行调查，亲自收集合同协议规定中影响承包责任的一切资料和施 工中可能遇到的风险，并收集分析可能产生的任何疏忽、贻误或失误，否则将不能解脱签订合同后应承担的风险。
②了解工程项目所在的位置。包括现场的地理位置、地形、地质条件等。招标单位一般在投标文件中提供了工程的地形、地质资料，但承包者不能以此为满足，应对此进行核对，以便能更准确地确定中标后对工程项目的施工方案。
③了解并掌握交通情况。包括去现场的厂外道路；施工机械大构件和设备是否可以通行；是否能够修建或整修多少公里的临时道路；施工场地离火车站或可利用的铁路专用线有多远；附近有无河流、海洋，通航能力如何等等。
④现场的总体规划。工地附近是否有足够的空地，用以布置施工设施，包括材料、设备堆放场地，各种加工厂地，以及仓库、工地办公室、生活设施等。
⑤了解现场临时供水、供电、通讯设施，当地劳动力资源、技术手段、工资制度以及施工人员的食宿交通问题；了解当地的气候、多发病及医疗条件等。
⑥了解当地原材料供应情况，运距远近。因为这些因素将影响工程成本，如从远距离以外购买原材料，不但增加了运费，还会因路途过远，材料供不应求，造成停工待料，影响工期。
⑦了解并掌握其他资料。诸如地下管道、电缆的位置图、允许开挖的距离；工程设备的安装条件和生产条件、排放污物的条件、施工地区的有关法律规定等。

通过现场考察，投标单位就易于对投标工程设备项目的前景状况做出预测，对投标的风险度作出判断，并结合过去承包类似项目的历史经验，作出投标的最终判断，同时通过现场考察， 还往往能发现成本较低的施工方法和结合采取的施工加工措施，这对中标后用最经济的方法完成承包项目，带来理想的经济效益，创造了重要条件。

招投标活动中投标方谈判的注意事项是：

1. 提前了解或预测其他竞标厂家的报价和产品优势；

2. 根据招标方要求，对招标内容进行逐一响应；尤其是商务和技术的关键性指标；

3. 谈判报价最好留有余地，不可直接说死；

4. 谈判时应注意招标方的情绪变化和思维调整，给予灵敏的回应；

5. 注意掌握谈判火候，在适当的时候出具适当的牌。