供应商良莠不齐，如果想有效地执行采购工作，寻求合格的供应商是采购的首要任务。最适当的供应商，应具备许多条件，但能提供合适的品质、充足的数量及准时交货、价格合理以及完善的服务，应该是共同的要求。以下为供应商选择的基本条件
一、过硬的商品质量
供应商提供的商品质量的好与坏，高与低是供应商选择的第一条件。供应商最好应取得ISO的系列认证，并有质量合格证、商检合格证等。
在我国商品的产品执行标准有国家标准、专业（部）标准及企业标准，其中又分为强制性标准和推荐性标准。但通常在买卖的合同或订单上，供应商的商品质量是以下各种形式其中的一种来表示，这也是选择供应商的重要标准之一。
（1）市场上商品的等级；
（2）品牌；
（3）商业上常用的标准；
（4）物理或化学的规格；
（5）性能的规格；
（6）工程图；
（7）样品（卖方或买方）；
（8）以上的组合。
二、齐全的企业资料
超市是遵纪守法、诚实经营的商业企业，同样也要求供应商遵纪守法。由于市场上供应商的数量特别多，并不是所有的供应商都能成为超市的供应商。对于初次与超市接触的供应商，超市要求其务必提供以下资料，以便对其资信等各方面进行调查、评估。
（1）营业执照的副本；
（2）税务登记证（国税、地税）；
（3）生产许可证（特种商品由制造商提供）；
（4）商检合格证；
（5）进口商品检验合格证（进口商品适用）；
（6）商品检验报告；
（7）商标注册证（由制造商提供）；
（8）卫生许可证（食品制造商适用）；
（9）安全认证（即：长城标志，电工类商品适用，其中电视机、收录机（包含组合音响及卡拉OK机），电冰箱、电风扇、房间空调器等几类商品必须提供）；
（10）代理授权书（代理商适用）；
（11）指定/总经销证书。
除以上基本文件外，各地工商，技术监督部门，卫生检验部门还可能会针对各地自身的情况，对上产或经销商品的单位有一些特殊的规定和要求，例如针对外地 企业生产的食品类商品，进入本地销售，许多地方要求生产企业必须办理进入当地销售的许可证。此证通常在卫生防疫部门办理，但各地会有差异，且该证通常有限 期限制，原则上一个许可证只对一个产品有效。但以目前的时间情况而言，各地的执行并非十分严格。
除以上基本文件资料外，供应商还应提供或填写“供应商简介”、“供应商基本资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及一套其完整的“产品目录”或“样品”。
三、合理的交易条件
（一）低廉的供应价格
供应商低廉的供应价格是相对于市场价格而言的。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。
同时，供应商低廉的价格，还可通过单独与供应商进行采购或由数家供应商竞标的方式来取得。单独与供应商进行采购时，采购人员最好先分析成本或价格；数 家供应商进行竞标时，采购人员应选择两三家较低标价的供应商，再分别与他们谈判采购，求得公平合理的价格。但在使用竞标方式时，采购人员切勿认为能提供最 低价格的供应商即为最好的供应商。另外，超市在选择供应商时不能一味地追求低廉的价格，超市必须综合评价一个供应商的送货、售后服务、促销支持、其他赞助 等方方面面的支持。所以有时候超市会放弃与提供极低价格的大批发商的合作，而选择不愿意提供极低价格的制造商合作，因为通常制造商在产品质量、货源保证、 售后服务、促销活动及其他赞助上会有更多的营销费用支付。
价格是选择供应商的关键所在，也是最困难的项目，但愈是困难的项目，令人愈觉得有挑战性，这也是供应商选择的难点所在。
（二）合适的折扣
理想的供应商应能向超市提供合适的折扣，因为超市的许多商品都必须进行打折促销。若供应商提供的折扣数无法达到让超市的商品售价能吸引他们上门，就算超市向供应商订货，这一关系也不可能持久，这种交易反而不利于超市的价格形象，故最好不要选择这样的供应商。
（三）较长的付款期限
付款期限是供应商用来商谈采购价格的砝码。在国内一般供应商的付款期限（帐期）是月结30—90天左右，视不同的商品周转率和产品的市场占有率而定。 对于超市而言，一般的食品干货类商品帐期在货到45天以上，百货类商品的帐期在货到60天以上。而且由于超市实行每月统一付款，供应商实际收到货款的时间 要比合同平均延长15天。超市应尽量选择最有利的付款天数（帐期），对于惯于外销或市场占有率大的供应商，一般要求的付款期限都比较短，有的甚至要求现金 或预付款，如果商品好卖，知名度高，也可以选为供应商。
在正常情况下，超市的付款作业是在交易齐全时，按买卖双方约定的付款天数（帐期），由银行直接划款至供应商的帐户，这是超市的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三拖四，找一大堆借口，延迟付款，造成供应商财务的困难。
对于新进供应商来说，超市必须请供应商详细了解超市“供应商手册”有关付款部分的内容，并对超市的付款流程详细予以说明。在以往的经验中，由于超市采 用了国际上先进的商业运作模式，与国内传统的商业模式有很大区别，一些供应商（尤其是内陆城市的供应商）对此相当陌生，另外超市开业初期，许多流程尚未顺 畅，导致供应商付款不及时，影响超市与供应商之间的配合与合作。
（四）准确的交货期
由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应要求供应商以较短的时间交货，这样就能够降低存货的投资。但是不切实际的压短交 货期，将会降低供应商商品的质量，同时也会增加供应商的成本，反而最终影响超市的价格优势及服务水平。故采购人员应随时了解供应商的生产情况，以确立合理 及可行的交货期。一般而言，本地供应商的交货期为2—3天，外地供应商的交货期为7——10天。
（五）强大的促销支持
“超市快讯”是超市营销最重要的武器，但快讯的成功与否，全赖于采购人员选择的商品是否正确，供应商的支持与否，以及售价是否能吸引顾客上 门，通常“超市快讯”所选择的品项都是一些价格相对较低的商品，它们都是得到供应商强力促销支持的，畅销的，高回转的，大品牌子的日用消费品。在采购人员 采购中，供应商提供促销支持的必要性，即超市每个门店的每期快讯发行数量达到30000—50000份，直接邮寄到公司的目标顾客群中，影响力极大，对提高供应商商品的品牌知名度及市场占有率有很大帮助，对于一些担心快讯价格会扰乱其市场价格的供应商，超市采购人员则应强调超市是实行会员制的超市，会员顾客与非会员顾客之间享受不同的类别待遇，一般“非会员顾客不得购买”或采取“会员价与非会员价”方法，甚至可采取“每卡限购”、“印花限购”等方法或措施，加以控制，故不会对其价格体系造成很大的影响。
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