公司印章管理需要注意哪些东西，有什么方法可以避免掉？

有什么好办法

2025-02-16 12:56:24

推荐回答（4个）

回答1：

公司在印章方面常见的风险主要有以下几种：

(一) 他人使用假冒的印章。(二) 他人使用扫描打印出来的印章。(三) 对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。(四) 使用有数码符号的印章。

由于上述风险的高发，公司企业应该提高警惕，在交易时做好审查工作。例如，可以通过要求对方提供公司局的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性，仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹，拒绝对方不符合规范地使用印章等。

如何避免风险：

首先是建立日常保管制度：

(一)公司印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

(二)印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

(三)公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。

其次是明确保管人责任：

(一)印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司办公室报告;

(二)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用;

(三)在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意则用印，否决的则退回;

(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章;

(五)在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第三使用电子印章代替实物印章：

回答2：

印章是公司对外合法经营、对内有序管理的重要工具之一。作为公司印章管理员，每天经手各类文件审批与盖章工作，随着从业经验的积累和公司印章管理需求的需要，我开始审视实体印章与纸质文件的管控过程的风控措施。

虽然，实体印章与纸质合同的管理规范在不断完善，但是印章的使用过程仍然存在漏洞：

漏洞1：实体印章专人管理、固定存放，看似安全实则暗藏隐患：如果印章一旦被不轨人员（甚至可能就是印章管理员自己）窃取偷用甚至伪造假章，则使公司置于风险防控的被动境地；
漏洞2：实体印章外观易模仿，用印历史难追溯，印鉴真伪难识别：为了增强印章的防伪功能，企业制作印章时通常都会增加很多“小心机”作为防伪标识，但事实上，这样的真伪鉴别仍然无法仅凭肉眼精准判断；
漏洞3：印章使用过程、使用人、使用文件等信息难审计：正如上述所说到的，因为实体印章的用印过程无法追溯，特别是印章外借等情况下，印章到底用于何时何地何人，公司并不一定清楚；
漏洞4：印章还有可能出现遗失、被盗被抢的情况：印章补办流程需花费时间，会影响企业正常运营工作的开展，对于已遗失的印章还需花钱登报声明以表明该印章失效，耗时耗力代价高……

随着企业经营实践的不断总结与改善，公司内部印章审批流程与印章使用与管理规范逐渐成熟：

步骤1：内部提交印章使用审批流程，上级审批条款明细；

步骤2：文件打印由印章管理员确认，填写纸质台账明细；

步骤3：确认线上线下内容一致性后，由印章管理员盖章。

但是，在印章管理员实际授权使用印章时，盖章文件内容一致性与盖章文件审计准确性仍然存在不确定性：

漏洞1：线上审批通过的文件与打印后的文件内容一致性审核耗时耗力，很难保证不出错、不遗漏；
漏洞2：纸质台账记录容易涂改、遗漏，对日后印章与合同文件审计工作并不能提供精准有效凭证；
漏洞3：文件盖章过程中，难以保证是否将印章偷用于其他非公司授意的文件中，也容易产生隐患……

企业内容监督环境之下尚有风控弊端，更有多点生产、异地经营的集团型企业或分支机构需要使用印章的情况，面临印章使用权限不收变乱，一收变僵的窘境：

窘境1：公司总部为了把控经营监管主动权，将分支机构印章收归集中管控，业务经营灵活性与自主性在印章使用环节受阻，面临印章使用效率之痛；
窘境2：线上审批后的文件寄送到总部盖章需业务人员实时跟进以确保用章进度，印章使用耗时耗力，面临时间、精力、经济等多重成本之殇：
窘境3：对于文件寄送时效的不可控性、盖章文件内容审核的一致性以及运输途中遗失、损毁等不确定性，关系到业务合作进展的风控之难……

长期的经验教训告诫我们，无论是企业内部管理还是外部经营都需要与时俱进：

解决措施1：每一份合同的审批、盖章、归档都与企业的运营发展息息相关，规范内部的印章使用制度与规范，是第一步；

解决措施2：企业经营、业务拓展不断与时俱进，办公理念不断信息化、移动化，唯独印章使用与管理观念停滞不前显然不合理。

将在线化的文件审批流程与可靠的电子印章功能集成，实现合同文件审批、盖章、归档全程无纸化闭环是目前实现成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一；

解决措施3：对于部分观念还比较滞后的企业而言，完全使用电子化的印章管控方式可能不现实，借助物理印章与实体印章一体化管控平台实现传统用章模式向电子管章模式的过渡也是有效的解决途径之一。

回答3：

以建筑施工企业为例：对施工企业而言，刻制项目部公章容易，管理却难，项目部公章是项目印章管理的重点。几乎每一个施工企业都遇到过因为公章管理不善带来的纠纷或问题。项目部公章管理风险防不胜防，通过本文梳理主要问题与应对建议，希望有利于施工企业在一定程度上减少此方面风险。
施工单位项目印章主要存在哪些问题？
1.印章管理制度、流程缺失或存在缺陷
2.项目部公章盖章数量、时间及刻制人员等无档案信息记录
3.个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印,签批单由经理办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯。
4.个别企业不重视管理项目部印章，意识不到项目部印章对企业的重要性，项目印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目印章管理的空白，给企业带来较大的法律风险。
5.个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。
智能印章机为您规避印章隐患：
智能印章机，由珠海思格特智能系统有限公司研究和开发的了以APP+云服务为核心的软件平台，结合了以金融企业单位印章使用环节中人章分离、远程授权、追溯取证的智能印章系统，针对项目印章管理存在的不完善和安全漏洞等，量身定制整体解决方案。从源头上避免人为因素可能造成的各种风险。印章物联网不仅仅是一套智能设备，也是一整套系统化的安全管理解决方案。
智能印章机具备的功能有哪些？

一、设备全密封，真正做到人章分离；
二、指纹或密码鉴权登录方能操作设备；
三、用印文件全程锁存，彻底杜绝用印过程更换文件；
四、盖章完成，用印文件自动拍照上传云服务器，可供追溯；
五、更换印章采用授权解锁与机械开锁双人操作。

回答4：

印章的使用、备案、补办过程相当谨慎，一旦丢失，不仅连锁反应、麻烦多，风险也不少。

现在，通过电子印章管理系统将印章信息电子化，装进手机里，24h走哪都能实现监控。每天有哪项业务、哪个员工使用印章，让管理人员在第一时间知晓印章动态，印章丢不了。

电子印章管理系统简单4步，避免印章管控风险

1、提供印章监控平台

考虑到客户可能还存在使用实体印章的需求，电子印章管理系统将“实体章+电子章”信息全部统一到一套系统，借助智能印控设备让客户不仅能监管电子印章，还能管控实体印章。

2、指定统一管理员

和线下的印章管理不同，现在每个企业可以直接在契约锁为自己的企业印章指派特定管理员，对印章的信息管理、停用、作废、使用权限进行统一授权，权责明确，防止印章乱借被盗、丢失。

3、控制印章使用权限

所有经过电子印章管理系统监控的印章，再也不是谁想用就能用，没有经过系统审核程序，即使是装在印控仪里的实体章也无法被乱用，把丢失带来的风险降到最低。

4、形成印章操作记录

每个印章的使用情况在系统都能翻阅到详细记录资料，管理层可以随时、随地拿出手机对印章做一个不定期筛查，及时掌控印章风险。

目前，国内市场推动电子印章使用的政策、技术环境已经逐渐趋于成熟，各个行业在信息化管理的基础上接受电子印章，能更有效的规避实体印章使用短板，尽快实现业务无纸化管理，提升印章安全性。

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