在电脑办公过程中，常常需要配合电脑使用其他一些设备，如使用打印机输出制作好的文档与图片、使用U盘或移动硬盘随身携带办公文件以及使用扫描仪将图片传输至电脑中等，本章将详细介绍使用办公设备完成这些操作的方法。
? 安装和使用打印机
? 使用移动存储设备
? 使用刻录机刻录光盘
? 安装和使用扫描仪
打印机是电脑办公操作中重要的输出设备之一，当用户要输出电脑中的文字或图片时，就需要使用打印机。根据打印机的工作原理划分，可以分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。不同类型的打印机，其原理和打印技术不同，物理结构也有很大区别，其应用的领域也不相同。其中，激光打印机是最理想的办公打印机。本节主要介绍在Windows XP操作系统中安装与使用打印机的方法。
安装打印机的方法可以分为安装本地打印机与安装网络打印机两种。在安装本地打印机时，首先将打印机正确地与电脑连接，然后安装随打印机附送的驱动程序即可。在办公室中，安装网络打印机更为普遍，这样一台打印机可以供办公室中所有人使用，极大地降低了开销。
【例13-1】在Windows中使用【添加打印机向导】，添加局域网中的打印机。
(1) 选择【开始】|【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口。
(2) 在左侧的【打印机任务】列表中单击【添加打印机】链接，打开【添加打印机向导】对话框，如图13-1所示。
(3) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选中【网络打印机或连接到其他计算机的打印机】单选按钮，为系统添加网络打印机，如图13-2所示。
图13-1 【添加打印机向导】对话框 图13-2 选择添加网络打印机
(4) 单击【下一步】按钮，打开【指定打印机】对话框，选中【浏览打印机】单选按钮，如图13-3所示。
(5) 单击【下一步】按钮，打开【浏览打印机】对话框，在共享打印机列表中选择局域网中打印机，如图13-4所示。
图13-3 选中【浏览打印机】单选按钮 图13-4 指定打印机的地址
(6) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中将显示添加打印机成功的相关信息，如图13-5所示。
(7) 单击【完成】按钮，完成添加打印机向导。此时，已安装好的打印机图标将会出现在【打印机和传真】窗口中，如图13-6所示。
图13-5 完成添加打印机 图13-6 显示打印机图标
目前主流的文本和图片编辑软件都自带打印程序，用户只需选择相应命令即可打印所需要的文本或图片。下面以在Word 2003中打印文档为例，介绍使用打印机的方法。
【例13-2】在Word 2003中使用【例13-1】中添加的网络打印机Word打印文档【获奖】，并设置打印两份副本。
(1) 启动Word 2003并打开文档【获奖】，如图13-7所示。
(2) 选择【文件】|【打印】命令，打开【打印】对话框。
(3) 在【名称】下拉列表框中选择添加的网络打印机；在【页面范围】选项区域中，选中【当前页】单选按钮；在【副本】选项区域的【份数】文本框中输入2，表示打印两份副本，如图13-8所示。
(4) 单击【确定】按钮，即可开始打印文档。
图13-7 打开的文档 图13-8 【打印】对话框
有的用户认为将文档送向打印机之后，在文档打印结束之前就不可以再对该打印作业进行控制了。其实，此时对打印机和该打印作业的控制还没有结束，通过【打印作业】对话框仍然可以对发送到打印机中的打印作业进行管理。
在Windows 这样一个多任务操作系统上进行打印时，Windows 为所有要打印的文件建立一个列表，把需要打印的作业加入到该打印队列中，然后系统把该作业发送到打印设备上。如果需要查看打印队列中的文档，可以打开【打印作业】对话框进行查看即可。
【例13-3】打印多篇Word文档，并使用【打印作业】对话框管理打印队列中的文档。
(1) 选择【文件】|【打开】命令，打开【打开】对话框，在【打开】对话框中选择多篇要打印的Word文档。然后单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【打印】命令。
(2) 选择【开始】|【设置】|【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，双击默认的打印机图标，打开【打印作业】对话框，如图13-9所示。
(3) 在对话框的打印队列窗口中可以看到，所有需要打印的文档都以打印时间的前后顺序排列，并且显示该打印作业的文档名、状态、所有者、页数及提交时间等信息。
(4) 如果要暂停某个打印作业，可以先选中该作业，右击鼠标将弹出一个菜单，在菜单中选择【暂停】命令，如图13-10所示。暂停了某个打印作业的打印，并不影响打印队列中的其他文档的打印。
图13-9 【打印作业】对话框中的多个打印作业 图13-10 暂停某个打印作业
(5) 如果要重新启动暂停的打印作业或要取消该打印作业，可以右击该打印作业，在打开的快捷菜单中选择【继续】或【取消】命令即可。
(6) 如果要同时将所有打印队列中的打印作业清除，可以选择【打印机】|【取消所有文档】命令，即可清除所有打印文档。
移动存储设备的英文名为Portable Storage Device，目前应用比较广泛的移动存储设备为U盘和移动硬盘，两者都是即插即用设备，使用起来十分方便，用户使用它们可以方便地将办公文件随身携带。
与移动硬盘相比，U盘的体积较小，携带起来较为方便，目前市面上主流U盘的容量为1G与2G。下面简要介绍在电脑中插入和卸载U盘的方法。
【例13-4】 插入并打开U盘，向其中复制文件，然后卸载U盘。
(1) 将U盘插入到电脑的USB接口中，在桌面右下角的系统托盘中将显示连接USB设备的图标。此时将会打开【可移动磁盘】对话框，如图13-11所示。
图13-11 【可移动磁盘】对话框
(2) 在【您想让Windows做什么？】列表框中，选择【打开文件夹以查看文件】选项，然后单击【确定】按钮，打开【可移动磁盘】窗口，如图13-12所示。
(3) 打开“我的电脑”窗口，选择【我的资料】文件夹，按下Ctrl+C快捷键，复制该文件。
(4) 切换到【可移动磁盘】窗口，在其中按下Ctrl+V快捷键，将文件夹复制到U盘中，如图13-13所示。
图13-12 【可移动磁盘】窗口 图13-13 在U盘中复制文件夹
(5) 复制完成后，关闭该窗口。右击系统托盘中的图标，在弹出的菜单中选择【安全删除硬件】选项，打开【安全删除硬件】对话框，如图13-14所示。
(6) 在【硬件设备】列表框中选中需要卸载的U盘设备，然后单击【停止】按钮，即可卸载U盘。
图13-14 【安全删除硬件】对话框
在日常办公中，刻录机是比较常用的办公设备，使用它可以将电脑中重要的文件刻录，以光盘保存。目前常用的刻录机分为两种：combo和DVD刻录机。本节主要介绍专业刻录软件Nero刻录光盘的方法。
【例13-5】 使用Nero刻录软件将C盘根目录下的【参考书稿】文件夹刻录到光盘中。
(1) 选择【开始】|【所有程序】| Nero 7 Ultra Edition | Nero StartSmart命令，打开Nero软件的主界面，如图13-15所示。
(2) 单击【制作数据光盘】图标，打开文件选择窗口，如图13-16所示。
图13-15 Nero软件主界面 图13-16 文件选择窗口
(3) 在左侧的【浏览器】窗格中，选中C盘根目录下的【参考书稿】文件夹，按住鼠标左键，将该文件夹拖动到右侧的ISO1窗格中，如图13-17所示。
(4) 单击上方工具栏中的【刻录】按钮，打开【刻录编译】对话框，如图13-18所示。
图13-17 选择需要刻录的文件 图13-18 【刻录编译】对话框
(5) 保持默认设置，单击下方的【刻录】按钮，打开【等待光盘】对话框，要求用户将空白的刻录光盘放入刻录机中，如图13-19所示。
(6) 将光盘放入刻录机后，Nero软件将自动检测该光盘，如果放入的光盘正确，则开始进行刻录，如图13-20所示。
图13-19 【等待光盘】对话框 图13-20 开始进行刻录
(7) 刻录完成后，刻录好的光盘将会自动从刻录机中弹出，同时弹出提示框，提示用户完成刻录，如图13-21所示。单击【确定】按钮，关闭该对话框。
图13-21 完成刻录
扫描仪是一种输入设备，它可以将图片、照片、胶片以及文稿资料等书面材料或实物的外观扫描后输入到电脑当中，并以图片文件格式保存起来。本节将介绍安装扫描仪和使用扫描仪扫描图片的方法。
使用扫描仪前首先要将其正确连接至电脑，并安装驱动程序。下面以安装Microtek ScanWizard 5为例，介绍安装扫描仪驱动程序的方法。
【例13-6】 安装Microtek ScanWizard 5扫描仪驱动程序。
(1) 双击MICROTEK ScanWizard 5的安装程序Setup.exe，打开安装向导，同时打开【注册协议】对话框，选中【接受】单选按钮，如图13-22所示。
(2) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选择目的地文件夹，保持默认的目的地文件夹，如图13-23所示。
图13-22 “注册协议”对话框 图13-23 选择目的地文件夹
(3) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选择程序文件夹，同样保持默认的程序文件夹，如图13-24所示。
(4) 单击【下一步】按钮，开始安装驱动程序，同时在打开的对话框中显示安装进度，如图13-25所示。
图13-24 选择程序文件夹 图13-25 显示安装进度
(5) 安装完成后，系统将自动打开一个对话框，要求用户重新启动Windows，如图13-26所示。单击【确定】按钮，重新启动电脑后即可完成驱动程序的安装。
图13-26 重新启动Windows
正确安装扫描仪驱动程序之后，就可以使用扫描仪扫描图片了。一些常用的图形图像软件都支持使用扫描仪，下面以实例来介绍使用Microsoft Office工具Microsoft Office Document Imaging扫描图片方法。
【例13-7】 使用Microsoft Office工具Microsoft Office Document Imaging扫描图片。
(1) 选择【开始】|【所有程序】| Microsoft Office |【Microsoft Office工具】| Microsoft Office Document Imaging命令，打开Microsoft Office Document Imaging窗口，如图13-27所示。
(2) 选择【文件】|【扫描新文档】命令，打开【扫描新文档】对话框，将需要扫描的图片放入扫描仪中，在【选择扫描预设】列表框中选择【彩色模式】选项，如图13-28所示。
图13-27 Microsoft Office Document Imaging窗口 图13-28 “扫描新文档”对话框
(3) 单击右侧的【扫描】按钮，开始扫描图片，同时在【扫描新文档】对话框中显示扫描进度，如图13-29所示。
(4) 扫描完成后，系统自动关闭【扫描新文档】对话框，并在Microsoft Office Document Imaging窗口中显示扫描好的图片，如图13-30所示。
(5) 选择【文件】|【保存】命令，即可保存该图片。
图13-29 显示扫描进度 图13-30 显示扫描好的图片
1. 练习使用打印机打印Word文档。
2. 练习使用移动硬盘复制【我的资料】文件。
3. 练习使用刻录机将C盘目录下的【我的资料】文件刻录成光盘。
4. 使用扫描仪扫描如图13-31所示的相框中照片。
在电脑办公过程中，常常需要配合电脑使用其他一些设备，如使用打印机输出制作好的文档与图片、使用U盘或移动硬盘随身携带办公文件以及使用扫描仪将图片传输至电脑中等，本章将详细介绍使用办公设备完成这些操作的方法。
? 安装和使用打印机
? 使用移动存储设备
? 使用刻录机刻录光盘
? 安装和使用扫描仪
打印机是电脑办公操作中重要的输出设备之一，当用户要输出电脑中的文字或图片时，就需要使用打印机。根据打印机的工作原理划分，可以分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。不同类型的打印机，其原理和打印技术不同，物理结构也有很大区别，其应用的领域也不相同。其中，激光打印机是最理想的办公打印机。本节主要介绍在Windows XP操作系统中安装与使用打印机的方法。
安装打印机的方法可以分为安装本地打印机与安装网络打印机两种。在安装本地打印机时，首先将打印机正确地与电脑连接，然后安装随打印机附送的驱动程序即可。在办公室中，安装网络打印机更为普遍，这样一台打印机可以供办公室中所有人使用，极大地降低了开销。
【例13-1】在Windows中使用【添加打印机向导】，添加局域网中的打印机。
(1) 选择【开始】|【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口。
(2) 在左侧的【打印机任务】列表中单击【添加打印机】链接，打开【添加打印机向导】对话框，如图13-1所示。
(3) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选中【网络打印机或连接到其他计算机的打印机】单选按钮，为系统添加网络打印机，如图13-2所示。
图13-1 【添加打印机向导】对话框 图13-2 选择添加网络打印机
(4) 单击【下一步】按钮，打开【指定打印机】对话框，选中【浏览打印机】单选按钮，如图13-3所示。
(5) 单击【下一步】按钮，打开【浏览打印机】对话框，在共享打印机列表中选择局域网中打印机，如图13-4所示。
图13-3 选中【浏览打印机】单选按钮 图13-4 指定打印机的地址
(6) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中将显示添加打印机成功的相关信息，如图13-5所示。
(7) 单击【完成】按钮，完成添加打印机向导。此时，已安装好的打印机图标将会出现在【打印机和传真】窗口中，如图13-6所示。
图13-5 完成添加打印机 图13-6 显示打印机图标
目前主流的文本和图片编辑软件都自带打印程序，用户只需选择相应命令即可打印所需要的文本或图片。下面以在Word 2003中打印文档为例，介绍使用打印机的方法。
【例13-2】在Word 2003中使用【例13-1】中添加的网络打印机Word打印文档【获奖】，并设置打印两份副本。
(1) 启动Word 2003并打开文档【获奖】，如图13-7所示。
(2) 选择【文件】|【打印】命令，打开【打印】对话框。
(3) 在【名称】下拉列表框中选择添加的网络打印机；在【页面范围】选项区域中，选中【当前页】单选按钮；在【副本】选项区域的【份数】文本框中输入2，表示打印两份副本，如图13-8所示。
(4) 单击【确定】按钮，即可开始打印文档。
图13-7 打开的文档 图13-8 【打印】对话框
有的用户认为将文档送向打印机之后，在文档打印结束之前就不可以再对该打印作业进行控制了。其实，此时对打印机和该打印作业的控制还没有结束，通过【打印作业】对话框仍然可以对发送到打印机中的打印作业进行管理。
在Windows 这样一个多任务操作系统上进行打印时，Windows 为所有要打印的文件建立一个列表，把需要打印的作业加入到该打印队列中，然后系统把该作业发送到打印设备上。如果需要查看打印队列中的文档，可以打开【打印作业】对话框进行查看即可。
【例13-3】打印多篇Word文档，并使用【打印作业】对话框管理打印队列中的文档。
(1) 选择【文件】|【打开】命令，打开【打开】对话框，在【打开】对话框中选择多篇要打印的Word文档。然后单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【打印】命令。
(2) 选择【开始】|【设置】|【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，双击默认的打印机图标，打开【打印作业】对话框，如图13-9所示。
(3) 在对话框的打印队列窗口中可以看到，所有需要打印的文档都以打印时间的前后顺序排列，并且显示该打印作业的文档名、状态、所有者、页数及提交时间等信息。
(4) 如果要暂停某个打印作业，可以先选中该作业，右击鼠标将弹出一个菜单，在菜单中选择【暂停】命令，如图13-10所示。暂停了某个打印作业的打印，并不影响打印队列中的其他文档的打印。
图13-9 【打印作业】对话框中的多个打印作业 图13-10 暂停某个打印作业
(5) 如果要重新启动暂停的打印作业或要取消该打印作业，可以右击该打印作业，在打开的快捷菜单中选择【继续】或【取消】命令即可。
(6) 如果要同时将所有打印队列中的打印作业清除，可以选择【打印机】|【取消所有文档】命令，即可清除所有打印文档。
移动存储设备的英文名为Portable Storage Device，目前应用比较广泛的移动存储设备为U盘和移动硬盘，两者都是即插即用设备，使用起来十分方便，用户使用它们可以方便地将办公文件随身携带。
与移动硬盘相比，U盘的体积较小，携带起来较为方便，目前市面上主流U盘的容量为1G与2G。下面简要介绍在电脑中插入和卸载U盘的方法。
【例13-4】 插入并打开U盘，向其中复制文件，然后卸载U盘。
(1) 将U盘插入到电脑的USB接口中，在桌面右下角的系统托盘中将显示连接USB设备的图标。此时将会打开【可移动磁盘】对话框，如图13-11所示。
图13-11 【可移动磁盘】对话框
(2) 在【您想让Windows做什么？】列表框中，选择【打开文件夹以查看文件】选项，然后单击【确定】按钮，打开【可移动磁盘】窗口，如图13-12所示。
(3) 打开“我的电脑”窗口，选择【我的资料】文件夹，按下Ctrl+C快捷键，复制该文件。
(4) 切换到【可移动磁盘】窗口，在其中按下Ctrl+V快捷键，将文件夹复制到U盘中，如图13-13所示。
图13-12 【可移动磁盘】窗口 图13-13 在U盘中复制文件夹
(5) 复制完成后，关闭该窗口。右击系统托盘中的图标，在弹出的菜单中选择【安全删除硬件】选项，打开【安全删除硬件】对话框，如图13-14所示。
(6) 在【硬件设备】列表框中选中需要卸载的U盘设备，然后单击【停止】按钮，即可卸载U盘。
图13-14 【安全删除硬件】对话框
在日常办公中，刻录机是比较常用的办公设备，使用它可以将电脑中重要的文件刻录，以光盘保存。目前常用的刻录机分为两种：combo和DVD刻录机。本节主要介绍专业刻录软件Nero刻录光盘的方法。
【例13-5】 使用Nero刻录软件将C盘根目录下的【参考书稿】文件夹刻录到光盘中。
(1) 选择【开始】|【所有程序】| Nero 7 Ultra Edition | Nero StartSmart命令，打开Nero软件的主界面，如图13-15所示。
(2) 单击【制作数据光盘】图标，打开文件选择窗口，如图13-16所示。
图13-15 Nero软件主界面 图13-16 文件选择窗口
(3) 在左侧的【浏览器】窗格中，选中C盘根目录下的【参考书稿】文件夹，按住鼠标左键，将该文件夹拖动到右侧的ISO1窗格中，如图13-17所示。
(4) 单击上方工具栏中的【刻录】按钮，打开【刻录编译】对话框，如图13-18所示。
图13-17 选择需要刻录的文件 图13-18 【刻录编译】对话框
(5) 保持默认设置，单击下方的【刻录】按钮，打开【等待光盘】对话框，要求用户将空白的刻录光盘放入刻录机中，如图13-19所示。
(6) 将光盘放入刻录机后，Nero软件将自动检测该光盘，如果放入的光盘正确，则开始进行刻录，如图13-20所示。
图13-19 【等待光盘】对话框 图13-20 开始进行刻录
(7) 刻录完成后，刻录好的光盘将会自动从刻录机中弹出，同时弹出提示框，提示用户完成刻录，如图13-21所示。单击【确定】按钮，关闭该对话框。
图13-21 完成刻录
扫描仪是一种输入设备，它可以将图片、照片、胶片以及文稿资料等书面材料或实物的外观扫描后输入到电脑当中，并以图片文件格式保存起来。本节将介绍安装扫描仪和使用扫描仪扫描图片的方法。
使用扫描仪前首先要将其正确连接至电脑，并安装驱动程序。下面以安装Microtek ScanWizard 5为例，介绍安装扫描仪驱动程序的方法。
【例13-6】 安装Microtek ScanWizard 5扫描仪驱动程序。
(1) 双击MICROTEK ScanWizard 5的安装程序Setup.exe，打开安装向导，同时打开【注册协议】对话框，选中【接受】单选按钮，如图13-22所示。
(2) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选择目的地文件夹，保持默认的目的地文件夹，如图13-23所示。
图13-22 “注册协议”对话框 图13-23 选择目的地文件夹
(3) 单击【下一步】按钮，在打开的对话框中选择程序文件夹，同样保持默认的程序文件夹，如图13-24所示。
(4) 单击【下一步】按钮，开始安装驱动程序，同时在打开的对话框中显示安装进度，如图13-25所示。
图13-24 选择程序文件夹 图13-25 显示安装进度
(5) 安装完成后，系统将自动打开一个对话框，要求用户重新启动Windows，如图13-26所示。单击【确定】按钮，重新启动电脑后即可完成驱动程序的安装。
图13-26 重新启动Windows
正确安装扫描仪驱动程序之后，就可以使用扫描仪扫描图片了。一些常用的图形图像软件都支持使用扫描仪，下面以实例来介绍使用Microsoft Office工具Microsoft Office Document Imaging扫描图片方法。
【例13-7】 使用Microsoft Office工具Microsoft Office Document Imaging扫描图片。
(1) 选择【开始】|【所有程序】| Microsoft Office |【Microsoft Office工具】| Microsoft Office Document Imaging命令，打开Microsoft Office Document Imaging窗口，如图13-27所示。
(2) 选择【文件】|【扫描新文档】命令，打开【扫描新文档】对话框，将需要扫描的图片放入扫描仪中，在【选择扫描预设】列表框中选择【彩色模式】选项，如图13-28所示。
图13-27 Microsoft Office Document Imaging窗口 图13-28 “扫描新文档”对话框
(3) 单击右侧的【扫描】按钮，开始扫描图片，同时在【扫描新文档】对话框中显示扫描进度，如图13-29所示。
(4) 扫描完成后，系统自动关闭【扫描新文档】对话框，并在Microsoft Office Document Imaging窗口中显示扫描好的图片，如图13-30所示。
(5) 选择【文件】|【保存】命令，即可保存该图片。
图13-29 显示扫描进度 图13-30 显示扫描好的图片
1. 练习使用打印机打印Word文档。
2. 练习使用移动硬盘复制【我的资料】文件。
3. 练习使用刻录机将C盘目录下的【我的资料】文件刻录成光盘。
4. 使用扫描仪扫描如图13-31所示的相框中照片。
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