写好备忘录，落实责任无遗漏？

“好记性不如烂笔头”，如果能将工作中的一些事，特别是每日的安全检查，用备忘录记下来，就不用担心遗忘了，也就能保证及时有效地落实。
今天在电视中露面最频繁的广告，大多是美国宝洁公司的飘柔（P&G）、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡露、佳洁士、玉兰油等化妆品、洗涤品。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司，迄今已有170年历史。宝洁公司平均每年的全球销售额为300亿美元，它在全球70多个国家设有工厂及分公司，所经营的300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。
一家成功、出色的公司，必有它的独特之处。宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。正是严格的备忘录制度保证了宝洁的工作效率和高效的责任落实能力。
宝洁公司绝不从外面找“空降部队”，而是采取百分之百的内升政策，因此内部的培养制度非常重要。他们非常重视培养员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司随时都提供各种课程和研讨会，以帮助员工提高。在宝洁的训练制度中，备忘录这项做法是出了名的。员工必须养成一种习惯，清楚、简单地把信息呈给上司。
宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析；建议备忘录则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
备忘录大多不会超过四页。品牌管理人员如果想要升迁，最好先学会写备忘录。在宝洁，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的员工来说，一个备忘录重写十次是常见的事；成为品牌经理后，一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录，宝洁希望能够使员工更加周密地思考问题。
宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：
1.相关信息（发自谁from、发给谁to、转交给谁cc、日期date）。
2.标题。
3.一句话总结备忘录的主要内容。
4.3～4行总结备忘录的主要内容。
5.相关背景资料介绍（2～3行）。
6.备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）。
7.主要缘由、总结、工作计划等。
8.下一步任务。
9.签名。
宝洁公司通过备忘录系统建立了一个强大的执行体系，就像宝洁CEO雷富礼曾经说过的，“我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录”。
宝洁公司的信条是：如果你能学会如何写一份适当的备忘录，你就能学会如何思考。
罗兰?贝格是世界著名咨询公司罗兰贝格国际管理咨询有限公司的创始人兼总裁。尽管他日理万机，但凡是和他打过交道的人都知道，他不会忘记任何一件事。他每天都要接触各种各样的人，每一件需要自己和别人做的事情他都会用答录机录下来，让秘书打出并发放给相关的人员。他通常每天会发出40～50个给不同人的“内部备忘录”。这当然是在完成一个领导者首要的任务：布置工作和做某些决定。但这仅仅是事情的开始。每一份内部备忘录都会被写上一个时间，到了这个时间，秘书就会把这个内部备忘录重新放在罗兰?贝格的案头。所以，没有任何一个人能够侥幸让罗兰?贝格忘记一件他关心过的事情。
在我们落实责任的过程中，记备忘录也是一种很重要的方法。如果平时不记备忘录，就会因为工作忙而有所遗忘，这会造成工作的拖延，甚至会造成不可预料的严重后果。
因此，养成记“日常备忘录”的习惯可以让你在落实安全责任时轻松很多。它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己以及工作情况在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标。
学会使用“日常备忘录”吧！养成这个好习惯，因为它能帮你在落实责任过程中用最少的时间提高落实效率，解决安全问题，并为你的成功提供有力的保证。