一、 人事档案资料收集要健全
人事档案管理系统，对人事资料的收集和整理要健全，基础资料收集是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：
基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；
入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；
入职后的培训资料、培训合同等信息；
工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
要确保可以掌握员工从进入公司到现在的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。
二、 简单易操作的人事档案管理系统
想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。
首先，安全性是第一要点。人事档案既是员工个人的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。
其次，为了减轻工作量，电子档案的建立要更加高效快捷。所以，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。
一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。
三、纸质、电子档案集中统一管理
一般而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以，但正如前面讨论到的安全性问题，如果这些纸质资料需要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不会对外泄露。当然，如果这些原始的纸质档案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。
档案管理应遵循三项原则
现行的人事档案管理政策是由中共中央组织部､国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)｡根据该《规定》,企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则:
集中统一､归口管理的原则｡《规定》第三条规定:“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一､归口管理’的原则,接受同级党委组织部门､政府人事行政部门的监督和指导｡”同时,《规定》明确:“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构｡其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案｡”
之所以要坚持这个原则,因为:第一,统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量､专业结构､分布情况,从而制定科学的培养､吸引､使用､规划人才的宏观调控政策｡第二,只有坚持统一管理,才能维护人事档案的真实性､严肃性,在单位用人时能起到依据作用｡
安全､保密的原则｡人事档案工作既是一项服务性工作,又是一项机要性工作｡人事档案要为人才的求职择业､享受有关待遇､参与社会活动等提供服务,要为用人单位选人用人提供服务,如果没有服务性,人事档案工作就毫无意义｡但人事档案工作不同于一般的服务工作,它是一项保密性工作,人事档案工作机构属于机要部门,人事档案是自然形成的,很多材料具有原始性,所以十分强调安全｡
公共服务的原则 ｡在组织人事部门成立人才交流机构之前,干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的,在性质上属于公共服务｡为了方便工作,经批准,一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案,一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理｡
出于深化机构改革和机关转变职能的需要,党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后,把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责,但这并未改变人事档案管理的公共服务性质｡
处方2:
增强非公企业人事档案管理的意识
企业人事档案是企业历史地､全面地考察､了解､管理､使用员工的一个重要依据｡近几年来,随着我国现代企业制度的逐步建立,非公有企业迅速发展｡由于企业性质､管理模式的不同,非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出,表现在:
企业管理者档案意识薄弱｡由于企业与员工是“雇用”关系,员工的人事档案管理在企业管理中不受重视,往往是人员不到位､硬件设施不到位､管理制度不到位｡企业管理者只重视人才的接纳,而忽视档案的接收,造成“有人无档”的现象｡
档案管理面临责任落实难､材料收集难､管理规范难的情况｡具体表现在非公有企业在劳动用工上,无暇顾及档案工作,缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度｡
事实上,非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分,其人事档案管理工作理应和其他工作一样得到企业的重视和加强,为此,建议非公有企业应注重以下几个方面:
深化认识,企业的人力资源部门应切实把企业人事档案管理工作摆上重要位置｡企业人事档案管理工作,随着企业的发展,将越来越显示出它的重要地位和作用｡在市场经济条件下,企业的竞争,最终还是人才的竞争｡企业管理者,应自觉提高对人事档案的认识,增强依法管档意识,把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作,规范管理｡
根据企业实际情况,建立健全制度,加强人事档案管理的规范性｡针对非公有企业人事档案管理的特点,建立健全企业人事档案管理制度,确保档案材料信息的真实性､准确性｡使人事档案不仅反映一个人的历史和过去,而且更应客观､及时地反映现实情况,配合企业的“识人”､“用人”｡
一个企业在日趋激烈的市场竞争中,能否构建人事档案信息网络,有效地开发利用信息资源,从一定程度上讲,决定着其竞争的成败｡人才乃企业竞争之本｡因此,要重视运用现代设备手段,对人事档案进行筛选､整理､加工,形成人事档案的信息精品,从而为企业决策者提供必要的､充分的､准确的个人信息资料,确保企业更合理地开发使用人才,最大限度地发挥人才的潜能｡
处方3:
应加快人事档案制度改革
随着社会的发展､人才流动频率的加快,许多人把档案转到人才中心后“一去不复返”,有的人干脆怀揣档案去了天涯海角｡档案失去了作用,“弃档族”日增,“废档”､“死档”数量不断增加｡
出现上述问题,除了一方面与个人的主观原因有关系外,与现行人事档案管理制度的混乱及不适应市场经济的发展有很大关系｡现行的人事档案管理存在着“多头管理”､管理水平差､人事档案管理手段落后､档案服务开发意识差､人事档案调动流转手续繁杂等问题｡
鉴于现实情况,人事档案的改革势在必行｡应通过立法提升人事档案的利用价值,结合人事档案建立个人信用档案,利用现代化管理手段,进行开发式管理,进而联网建立全国统一的公共信用体系｡
只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革､信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,使社会生活中的诸多问题不攻自破､迎刃而解,为社会经济的发展提供强有力的保障｡
企业人事档案管理方法
目前，人事档案管理存在着交接程序不完善、管理手段落后、硬件设施有限、职称评审无纸化与传统人事档案管理方式的冲突、档案材料范围狭窄等问题。随着我国人事制度改革力度的不断加大，应解决人事档案管理存在的诸多问题，从而提高人事档案的利用水平。
一、关于材料的收集与归档
人事档案管理而言，材料的收集是关键，也是做好人事档案管理工作的前提。材料的收集齐全与否，其内容能否反映干部职工全面情况，将直接影响档案的提供利用。因此，人事档案管理人员要在材料的收集上下功夫，尤其要着重收集反映干部德、能、勤、绩方面的材料。
主要应做好以下工作：
1、及时收集归档。档案人员对所收集的材料(如人事任免、调资升级、考核、奖惩等材料)或有关部门转递来的材料(如学籍、学历、技术职称等材料)，要及时登记，归入人事档案卷内相应类别。
2、加强与有关部门的联系。组织人事部门要与形成人事档案材料的部门建立收集、送交档案材料的联系制度，档案人员应根据所掌握的形成人事档案材料的信息，定期向有关部门(各级组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门)收集或催收新形成的人事档案材料。
3、要严把材料“入口关”，做好鉴定工作。人事档案管理工作要求收集材料齐全，但并非所收集的材料都归档。因此，对收集的材料要进行认真鉴定，严格审查。对那些不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续;对不属于人事档案范畴的材料则必须舍弃。
二、关于档案种类和卷内类别的判断。
1、档案种类的判断。在归档之前，档案人员首先要对收集的材料进行判断，看其是否属于人事档案，注意不要把属于文书档案(如干部任免通知、请示报告、来往函件等)、纪检档案(如案件审理过程中的请示报告、调查报告、旁证、检举材料等)、业务档案(如个人的著作、论文、译文、创造发明的总结等)及其他类型档案的材料归入人事档案。
2、卷内类别的判断。人事档案卷内材料的分类，一般情况下按材料的名称“对号入座”，归入相应类别即可。但也有例外。有些材料的名称与内容并不相符，若按名称归类则有可能给以后的利用带来不便。因此，在分类时必须做到既要看名称，也要看内容；对包括多方面内容的，还要看以哪一方面的内容为主，力求分类准确。
三、关于档案的保管方式
人事档案管理方式较常见的有两种，即袋装法和装订法。两种方式各有利弊。袋装法由于材料不装订直接装袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“装订整齐”的要求且易造成材料的丢失。装订法是将材料分类后按序装订在一起，装入档案盒入柜存放。其优点是装订整齐、外表美观，但存取材料不便，且由于反复拆订易对纸张造成损坏。
人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出个人经历、德才能绩工作表现，奖惩情况、行为轨迹，历史背景及其经历，是知人善任，选贤举能的重要工具。做好人事档案管理工作对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，企事业单位人事档案管理显得更为重要。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
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